IMAP-Postfach mit Lexware Office verbinden

Für alle Provider, die nicht Gmail, Outlook oder GMX sind

Du nutzt Posteo, Mailbox.org, 1&1, Strato oder einen eigenen Mail-Server? Kein Problem. Rechnungsradar unterstützt jeden E-Mail-Provider, der IMAP anbietet. Und das sind praktisch alle.

Dieser Artikel erklärt dir, wie du die IMAP-Verbindung einrichtest und liefert die Server-Daten der gängigsten deutschen Provider.

Was ist IMAP?

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Standard-Protokoll zum Abrufen von E-Mails. Der wichtige Unterschied zu POP3: Bei IMAP bleiben alle E-Mails auf dem Server. Rechnungsradar liest deine E-Mails über IMAP, kann sie aber nicht verändern oder löschen.

Für die Verbindung brauchst du:

• IMAP-Server: Die Adresse des Mail-Servers (z.B. imap.posteo.de)
• Port: Fast immer 993 (verschlüsselt mit SSL/TLS)
• Benutzername: Meist deine vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: Dein E-Mail-Passwort (oder App-Passwort, falls 2FA aktiviert)

IMAP-Daten der gängigsten Provider

Tipp: Falls dein Provider nicht in der Liste steht, suche in den Einstellungen nach "IMAP", "E-Mail-Programme" oder "Drittanbieter-Apps".

Schritt-für-Schritt: IMAP-Postfach mit Lexware Office verbinden

Schritt 1: Lexware Office API-Schlüssel erstellen

1. Lexware Office Public API öffnen
2. "Neuen API-Schlüssel erstellen" auswählen
3. Dem Schlüssel einen Namen geben (z.B. "Rechnungsradar")
4. API-Schlüssel kopieren (wird nur einmal angezeigt)
5. In Rechnungsradar unter Integrationen hinterlegen

Voraussetzung: Der API-Zugriff ist ausschließlich im Lexware Office XL-Tarif verfügbar.

Schritt 2: IMAP-Daten ermitteln

Finde die IMAP-Daten deines Providers:

1. Prüfe die Tabelle oben
2. Oder: Logge dich bei deinem Provider ein → Einstellungen → "IMAP/POP3" oder "E-Mail-Programme"
3. Notiere: Server-Adresse, Port (993), Benutzername

Falls dein Provider 2FA nutzt: Erstelle ein App-Passwort in den Sicherheitseinstellungen. Das reguläre Passwort funktioniert bei vielen Providern mit 2FA nicht für IMAP.

Schritt 3: Konto in Rechnungsradar verbinden

1. In Rechnungsradar unter Integrationen auf "Neuer Mail-Zugang" klicken
2. "IMAP" als Verbindungsmethode auswählen
3. IMAP-Daten eingeben:
   • Server: Siehe Tabelle oben
   • Port: 993
   • Benutzername: Deine vollständige E-Mail-Adresse
   • Passwort: Dein Passwort oder App-Passwort
4. Verbindung testen und speichern

Schritt 4: Automatisierung konfigurieren

Dokumenttypen auswählen, die automatisch hochgeladen werden sollen:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Zahlungsbelege

Der Scan startet sofort. Erkannte Rechnungen erscheinen in Lexware Office unter "zu prüfen".

Sonderfälle

Eigener Mail-Server (z.B. Plesk, cPanel, Hetzner)

Wenn du einen eigenen Mail-Server betreibst, findest du die IMAP-Daten in deinem Hosting-Panel:

• Plesk: Websites & Domains → Mail → IMAP-Einstellungen
• cPanel: Email Accounts → Set Up Mail Client
• Hetzner Mail: IMAP-Server ist üblicherweise mail.deine-domain.de

Proton Mail

Proton Mail unterstützt kein direktes IMAP. Du brauchst die Proton Mail Bridge, eine Desktop-App, die einen lokalen IMAP-Server bereitstellt:

• Server: 127.0.0.1
• Port: 1143
• Benutzername und Passwort werden von der Bridge generiert

Einschränkung: Die Bridge muss auf demselben Rechner laufen. Für Server-basierte Tools wie Rechnungsradar ist das keine praktikable Lösung. Empfehlung: Leite deine Rechnungs-E-Mails an ein Postfach mit nativem IMAP weiter.

Shared Hosting mit mehreren Domains

Wenn du mehrere Domains auf einem Hosting-Paket hast, kann jede Domain ein eigenes Mail-Konto haben. Verbinde jedes Konto einzeln in Rechnungsradar. Alle Rechnungen landen im gleichen Dashboard.

Troubleshooting

"Verbindung fehlgeschlagen"

• Prüfe Server-Adresse und Port (993 mit SSL/TLS)
• Verwende die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername
• Bei 2FA: App-Passwort statt normalem Passwort verwenden

"Authentifizierung fehlgeschlagen"

• Passwort korrekt? Groß-/Kleinschreibung beachten
• Manche Provider blockieren IMAP standardmäßig. In den Einstellungen aktivieren
• App-Passwort erstellen, falls der Provider das verlangt

"Zeitüberschreitung"

• Firewall oder VPN blockiert möglicherweise Port 993
• Teste die Verbindung ohne VPN

Datenschutz und Sicherheit

• DSGVO-konform: Alle Daten auf deutschen Servern
• Nur Lesezugriff: E-Mails werden nicht verändert oder gelöscht
• TLS-verschlüsselt: Alle IMAP-Verbindungen nutzen SSL/TLS
• Passwort-Sicherheit: Passwörter werden verschlüsselt gespeichert

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar kostenlos testen
2. Integration einrichten

Weitere Ratgeber:

• Alle Email-Provider mit Lexware Office verbinden
• Gmail-Rechnungen automatisch hochladen
• Outlook-Rechnungen automatisch hochladen
• GMX/Web.de-Rechnungen automatisch hochladen