Outlook-Rechnungen automatisch zu Lexoffice hochladen
Verbinde Outlook oder Microsoft 365 mit Lexware Office. Rechnungen werden automatisch erkannt und hochgeladen. Schritt-für-Schritt Anleitung.
Das Problem: Outlook und Lexware Office sprechen nicht miteinander
Du nutzt Outlook oder Microsoft 365 für deine geschäftlichen E-Mails. Rechnungen von Lieferanten, SaaS-Anbietern und Dienstleistern landen dort regelmäßig im Posteingang. Aber Lexware Office hat keine native Outlook-Integration.
Das bedeutet: Jede Rechnung muss manuell heruntergeladen, gespeichert und in Lexware Office hochgeladen werden. Bei 20 Rechnungen pro Monat sind das mindestens 60 Minuten Verwaltungsaufwand, jeden Monat.
Die Lösung: Rechnungsradar als Brücke zwischen Outlook und Lexware Office
Rechnungsradar verbindet dein Outlook-Postfach über IMAP mit Lexware Office:
- Automatischer Scan: Dein Outlook-Postfach wird kontinuierlich nach Rechnungen durchsucht
- Intelligente Erkennung: Rechnungen werden in PDF-Anhängen und E-Mail-Texten erkannt
- Direkter Upload: Erkannte Belege werden automatisch in Lexware Office hochgeladen
Outlook vs. Gmail: Was ist anders?
Der einzige Unterschied ist die Verbindungsmethode. Gmail nutzt OAuth (1-Klick), Outlook wird über IMAP verbunden. Funktional ist alles identisch:
| Gmail | Outlook | |
|---|---|---|
| Verbindung | OAuth (1-Klick) | IMAP |
| Setup-Zeit | 2 Minuten | 5 Minuten |
| Erkennung | Identisch | Identisch |
| Sicherheit | OAuth2 (kein Passwort) | TLS-verschlüsselt |
| Funktionsumfang | Vollständig | Vollständig |
Schritt-für-Schritt: Outlook mit Lexware Office verbinden
Schritt 1: Lexware Office API-Schlüssel erstellen
Zuerst wird Lexware Office verbunden, damit erkannte Rechnungen direkt hochgeladen werden können.
- Lexware Office Public API öffnen
- "Neuen API-Schlüssel erstellen" auswählen
- Dem Schlüssel einen Namen geben (z.B. "Rechnungsradar")
- API-Schlüssel kopieren (wird nur einmal angezeigt)
- In Rechnungsradar unter Integrationen hinterlegen
Voraussetzung: Der API-Zugriff ist ausschließlich im Lexware Office XL-Tarif verfügbar.
Schritt 2: IMAP in Outlook prüfen und Konto verbinden
Bei Outlook.com / Microsoft 365: IMAP ist standardmäßig aktiviert. Du brauchst nichts extra einzustellen.
Bei Outlook Desktop (ohne Exchange):
- Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen
- E-Mail-Konto auswählen → Ändern
- Kontotyp auf IMAP setzen (falls noch POP3)
Dann in Rechnungsradar:
- Unter Integrationen auf "Neuer Mail-Zugang" klicken
- "IMAP" als Verbindungsmethode auswählen
- IMAP-Daten eingeben:
- Server: outlook.office365.com (für Microsoft 365) oder imap-mail.outlook.com (für Outlook.com)
- Port: 993
- Benutzername: Deine Outlook-E-Mail-Adresse
- Passwort: Dein Outlook-Passwort (oder App-Passwort, falls 2FA aktiviert)
- Verbindung testen und speichern
Schritt 3: Automatisierung konfigurieren
In den Lexware Office-Einstellungen festlegen, welche Dokumenttypen automatisch hochgeladen werden:
- Rechnungen
- Mahnungen
- Zahlungsbelege
Nach der Einrichtung beginnt der Scan automatisch. Erkannte Rechnungen erscheinen innerhalb weniger Minuten in Lexware Office unter "zu prüfen".
App-Passwort erstellen (bei aktivierter 2FA)
Wenn du Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für dein Microsoft-Konto aktiviert hast, brauchst du ein App-Passwort:
- Gehe zu account.microsoft.com/security
- "Erweiterte Sicherheitsoptionen" öffnen
- "App-Passwort erstellen" auswählen
- Einen Namen vergeben (z.B. "Rechnungsradar")
- Das generierte Passwort in Rechnungsradar eingeben
Tipp: Kopiere das App-Passwort sofort. Es wird nur einmal angezeigt.
Best Practices
Geschäftliche und private E-Mails trennen
Wenn du Outlook sowohl privat als auch geschäftlich nutzt, verbinde am besten nur das geschäftliche Konto. So werden keine privaten E-Mails gescannt. Alternativ: Beide Konten verbinden. Rechnungsradar erkennt automatisch, welche E-Mails Rechnungen enthalten.
Microsoft 365 Shared Mailboxes
Wenn du ein Microsoft 365-Konto mit Shared Mailboxes nutzt, kann Rechnungsradar auch diese Postfächer scannen. Verbinde dafür die Shared Mailbox als separaten IMAP-Zugang.
Datenschutz und Sicherheit
- DSGVO-konform: Alle Daten auf deutschen Servern
- Nur Lesezugriff: E-Mails werden nicht verändert oder gelöscht
- TLS-Verschlüsselung: Alle Verbindungen sind verschlüsselt
- App-Passwort: Dein reguläres Passwort bleibt geschützt
Nächste Schritte
Weitere Ratgeber:
Häufige Fragen
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja, Rechnungsradar funktioniert sowohl mit Outlook.com als auch mit Microsoft 365 (ehemals Office 365). Beide unterstützen IMAP.
Muss ich IMAP aktivieren?
Bei Outlook.com und Microsoft 365 ist IMAP standardmäßig aktiviert. Bei Outlook Desktop (ohne Exchange) musst du IMAP in den Kontoeinstellungen aktivieren.
Ist die IMAP-Verbindung sicher?
Ja. Die Verbindung ist TLS-verschlüsselt (TLS 1.3). Rechnungsradar hat nur Lesezugriff. E-Mails werden nicht verändert oder gelöscht. Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert.
Was ist der Unterschied zwischen Outlook.com und Outlook Desktop?
Outlook.com ist der Webmail-Dienst von Microsoft. Outlook Desktop ist das installierte Programm, das oft mit Exchange-Servern arbeitet. Beide funktionieren mit Rechnungsradar über IMAP.
Brauche ich den Lexware Office XL-Tarif?
Ja, die API-Schnittstelle für den automatischen Upload ist nur im Lexware Office XL-Tarif verfügbar.
Über Hannes Diedrichsen
Gründer von Rechnungsradar. Hilft Freelancern und Selbstständigen, ihre Buchhaltung zu automatisieren und Zeit zu sparen.
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