Belegerfassung für Lexware Office: 6 Wege im Vergleich

Rechnungen kommen per E-Mail, aus Kundenportalen und auf Papier. Jede einzelne herunterzuladen und in Lexware Office hochzuladen, kostet bei 20 bis 30 Belegen im Monat schnell eine Stunde. Für die automatische Belegerfassung gibt es sechs gängige Wege, und welcher passt, hängt vor allem an zwei Fragen: Woher kommen deine Rechnungen, und welchen Lexware-Tarif hast du?

Preise und Funktionen geprüft auf den Seiten der Anbieter am 29. September 2026.

Kurze Antwort

• Deine Rechnungen kommen per E-Mail: Nimm ein Tool, das dein Postfach liest. Mit Lexware Office XL ist das Rechnungsradar oder, wenn die Lieferanten an eine eigene Adresse schicken, der Belegempfang von Lexware.
• Du musst Rechnungen aus Portalen herunterladen: Nimm GetMyInvoices oder invoicefetcher.
• Du hast kein XL: Portal-Tools mit Lexware-Anbindung oder die Weiterleitung ans Steuerbüro. Hochladen per API geht ohne XL nicht.

Die Übersicht

1. Belegempfang von Lexware Office (nur XL)

Im Tarif XL bekommst du eine eigene E-Mail-Adresse, an die Belege geschickt werden. Lexware übernimmt die Anhänge von bis zu 20 freigegebenen Absendern.

Stärken: Keine zusätzliche Software, kein zweites Abo.

Grenzen: Deine Lieferanten müssen an die neue Adresse schicken, oder du leitest jede Mail weiter. Verarbeitet werden nur Dateianhänge, keine Rechnungen im Mail-Text und keine Links.

Passt für: XL-Kunden mit wenigen, festen Lieferanten.

2. Rechnungsradar: Rechnungen direkt aus deinem Postfach

Rechnungsradar ist eine automatische Belegerfassung aus E-Mails: Es liest dein bestehendes Postfach (Gmail, Microsoft 365, GMX, Web.de und jedes IMAP-Postfach) und erkennt Rechnungen in PDF-Anhängen und im Mail-Text. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung liest es direkt aus den XML-Daten.

Stärken:

• Deine Lieferanten müssen nichts umstellen, und es gibt keine Absenderliste.
• Rechnungen im Mail-Text werden erkannt, etwa bei Telekom oder Amazon.
• Rückwirkender Scan: Beim Verbinden wählst du, wie weit zurück gesucht wird.
• Mehrere Postfächer gleichzeitig (im Professional-Tarif bis zu fünf).
• Außer Lexware Office auch BuchhaltungsButler, DATEV Unternehmen online, ADDISON und Weiterleitung ans Steuerbüro.

Grenzen:

• Die Übertragung nach Lexware Office braucht XL, weil sie über die Public API läuft.
• Kein Portalabruf: Rechnungen, die nur im Kundenportal liegen, holt Rechnungsradar nicht.

Preis: ab 9 €/Monat, 30 Tage kostenlos testen.

Passt für: Selbstständige mit XL, deren Rechnungen per E-Mail von vielen verschiedenen Absendern kommen.

Anleitung: Gmail mit Lexware Office verbinden

3. GetMyInvoices: Portalabruf im großen Stil

GetMyInvoices meldet sich mit deinen Zugangsdaten in Lieferantenportalen an, nach eigenen Angaben über 10.000, und lädt die Rechnungen herunter. Dazu überwacht es E-Mail-Postfächer über Importregeln nach Absender, Betreff und Dateiname; eine Regel kann auch den Mail-Text zur Rechnung machen.

Stärken: Der größte Portalkatalog, viele Buchhaltungsanbindungen, Anbindung an Lexware Office über die Lexware-Anmeldung.

Grenzen: Teurer, und die Tarife begrenzen Belege, Portale und Postfächer (im kleinsten Tarif 20 Belege, 5 Portale, 1 Postfach). Für E-Mails arbeitet es mit Regeln, die du pflegst.

Preis: ab 19 €/Monat, 14 Tage kostenlos testen.

Passt für: Unternehmen mit vielen Rechnungen aus Portalen.

Rechnungsradar und GetMyInvoices im Detail

4. invoicefetcher: günstiger Portalabruf

invoicefetcher ruft Rechnungen aus Portalen ab und überträgt sie per Lexware-Anmeldung alle 30 Minuten nach Lexware Office. Für E-Mails gibt es eine eigene Adresse, an die du Rechnungen weiterleitest.

Stärken: Sehr günstig, ein kostenloser Tarif mit zwei Portalen.

Grenzen: Im kostenlosen Tarif ist die Buchhaltungsanbindung nur 90 Tage enthalten. Dein Postfach liest es nicht, du leitest weiter.

Preis: 0 € (2 Portale, 30 Dokumente), bezahlte Tarife ab 4,59 €/Monat.

Passt für: Wenige Portale, kleines Budget.

5. Tailride: Postfach-Tool mit Gratis-Tarif

Tailride liest E-Mail-Postfächer, ruft Portale über eine Browser-Erweiterung ab und bietet einen Bankabgleich. Die Anbindung an Lexware Office läuft über einen API-Schlüssel.

Stärken: Dauerhaft kostenlos bis 10 Rechnungen im Monat, unbegrenzte Nutzer.

Grenzen: Portale laufen über eine Erweiterung in deinem eigenen Browser, nicht im Hintergrund.

Preis: 0 € bis 10 Rechnungen/Monat, bezahlt ab 158 €/Jahr.

6. Zapier und Make: selbst gebaut

Zapier und Make verbinden Apps nach Regeln. Lexware verweist selbst auf Zapier, um Ordner in Google Drive, Dropbox oder OneDrive zu überwachen.

Stärken: Flexibel, auch für Cloud-Ordner.

Grenzen: Sie erkennen nicht, ob eine Mail eine Rechnung enthält. Eine Regel nach Absender oder Betreff übersieht neue Lieferanten und schickt Newsletter mit. Bei vielen Mails wird die Abrechnung pro Vorgang teuer.

Passt für: Cloud-Ordner und alle, die ihre Abläufe selbst bauen.

Rechnungsradar und Zapier/Make im Detail

Und Papierbelege?

Für die Tankquittung unterwegs ist die Lexware-App am einfachsten. Belege scannen und Rechnungen aus dem Mail-Programm per Teilen-Funktion an Lexware Office schicken geht in allen Tarifen, allerdings Beleg für Beleg von Hand.

Unsere Empfehlung

Mit Lexware Office XL und Rechnungen per E-Mail: Rechnungsradar, wenn deine Rechnungen von vielen Absendern an dein normales Postfach kommen. Den eingebauten Belegempfang, wenn es wenige feste Lieferanten sind, die an eine eigene Adresse schicken können.

Mit vielen Portalrechnungen: GetMyInvoices, bei kleinem Budget invoicefetcher.

Ohne XL: Ein Portal-Tool mit Lexware-Anbindung oder, wenn dein Steuerbüro bucht, die Weiterleitung ans Steuerbüro. Ein Tool, das per Public API hochlädt, hilft dir dann nicht.

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar 30 Tage kostenlos testen
2. Gmail mit Lexware Office verbinden
3. Rechnungsradar und Lexware Office