Die 5 besten Tools für automatische Belegerfassung in Lexoffice

Warum automatische Belegerfassung?

Du kennst das: Rechnungen kommen per E-Mail, per Post, aus Portalen. Jede einzelne muss heruntergeladen und in Lexware Office hochgeladen werden. Bei 20-30 Rechnungen pro Monat sind das mindestens 60-90 Minuten, jeden Monat.

Automatische Belegerfassung eliminiert diesen manuellen Aufwand. Aber welches Tool macht es am besten? Hier ist ein ehrlicher Vergleich der 5 relevantesten Optionen für Lexware Office.

Die Übersicht

1. Rechnungsradar: Am besten fürE-Mail-Rechnungen

Was es kann: Rechnungsradar verbindet deine E-Mail-Postfächer (Gmail, Outlook, GMX, IMAP) mit Lexware Office und erkennt automatisch Rechnungen: sowohl in PDF-Anhängen als auch direkt im E-Mail-Text.

Stärken:

• Erkennt Rechnungen im E-Mail-Text (Telekom, Amazon, Vodafone)
• Unterstützt E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung)
• Schnellster Setup (2-5 Minuten)
• Günstigster Preis für E-Mail-Fokus
• Mehrere Postfächer gleichzeitig
• Duplikaterkennung
• Rückwirkender Scan für Rechnungen aus der Vergangenheit

Schwächen:

• Kein Portal-Scraping (kann sich nicht in Amazon, Telekom etc. einloggen)
• Keine OCR für Papierbelege (dafür: Foto per E-Mail schicken)

Preis: ab 9€/Monat, 30 Tage kostenlos testen

Am besten für: Freelancer und Selbstständige, deren Rechnungen hauptsächlich per E-Mail kommen.

Rechnungsradar testen

2. GetMyInvoices: Am besten fürPortal-Rechnungen

Was es kann: GetMyInvoices loggt sich automatisch in über 1.000 Lieferanten-Portale ein (Amazon, Telekom, AWS, Vodafone) und lädt Rechnungen herunter. Zusätzlich überwacht es E-Mail-Postfächer.

Stärken:

• Portal-Scraping für 1.000+ Anbieter
• E-Mail-Überwachung (Anhänge)
• Gute OCR für gescannte Belege
• Umfangreiches Dashboard
• Viele Buchhaltungs-Integrationen

Schwächen:

• E-Mail-Text-Erkennung eingeschränkt (HTML-Rechnungen ohne PDF)
• Teurer als Rechnungsradar
• Längerer Setup (jedes Portal einzeln verbinden)
• Speichert deine Portal-Zugangsdaten

Preis: ab 15€/Monat, 14 Tage kostenlos testen

Am besten für: Freelancer mit vielen wiederkehrenden Kosten bei Portalen (AWS, Cloud-Dienste, Telekommunikation).

Detaillierter Vergleich: Rechnungsradar vs. GetMyInvoices

3. invoicefetcher: Budget-Alternative für Portal-Scraping

Was es kann: Ähnlich wie GetMyInvoices, aber fokussierter und günstiger. Loggt sich in Lieferanten-Portale ein und lädt Rechnungen herunter.

Stärken:

• Günstigster Preis für Portal-Scraping
• Einfache Bedienung
• DATEV-Export

Schwächen:

• Weniger unterstützte Portale als GetMyInvoices
• Kein direkter Lexware Office API-Upload (Export-Datei nötig)
• Keine E-Mail-Überwachung
• Kein E-Mail-Text-Erkennung

Preis: ab 8€/Monat

Am besten für: Freelancer, die nur Portal-Rechnungen automatisieren wollen und kein Problem mit manuellem Import haben.

4. Zapier/Make: Der DIY-Ansatz

Was es kann: Zapier und Make sind generische Automatisierungsplattformen. Du kannst Workflows bauen, die E-Mails weiterleiten oder Dateien zwischen Apps verschieben.

Stärken:

• Maximale Flexibilität
• Tausende App-Integrationen
• Eigene Workflows bauen

Schwächen:

• Keine Rechnungserkennung (Zapier kann nicht unterscheiden, ob eine E-Mail eine Rechnung enthält)
• Kein Datenextraktion (Betrag, IBAN, Rechnungsnummer)
• Keine E-Rechnung-Unterstützung
• Komplexer Setup (30-60 Minuten, technisches Verständnis nötig)
• Wird bei vielen E-Mails schnell teuer (Zapier rechnet pro Task ab)

Preis: ab 20€/Monat (100 Tasks), wird bei vielen Rechnungen schnell teurer

Am besten für: Technisch versierte Freelancer, die bereits Zapier nutzen und einen einfachen E-Mail-Weiterleitungs-Workflow bauen wollen. Nicht empfohlen als alleinige Lösung.

Detaillierter Vergleich: Rechnungsradar vs. Zapier/Make

5. Lexware Office Scan-App: Für Papierbelege

Was es kann: Die hauseigene Lexware Office App scannt Papierbelege mit der Smartphone-Kamera und lädt sie direkt in Lexware Office hoch.

Stärken:

• Kostenlos (im Lexware Office-Abo enthalten)
• Direkter Upload ohne Drittanbieter
• Einfachste Bedienung
• Gut für spontane Belege (Restaurant, Tankstelle)

Schwächen:

• Nur für Papierbelege und Fotos
• Keine E-Mail-Überwachung
• Keine automatische Erkennung (manuelles Scannen nötig)
• Kein Portal-Scraping

Preis: Inklusive im Lexware Office-Abo

Am besten für: Ergänzung zu einem E-Mail-Tool. Für die Tankquittung und das Restaurant-Beleg unterwegs.

Vergleichstabelle: Alle Features im Überblick

Unsere Empfehlung

Für die meisten Freelancer: Rechnungsradar + Lexware Office Scan-App

Die Kombination deckt 95% der Anwendungsfälle ab:

• Rechnungsradar für alle E-Mail-Rechnungen (der Großteil)
• Lexware Office Scan-App für Papierbelege unterwegs

Gesamtkosten: ab 9€/Monat (Rechnungsradar) + 0€ (Scan-App ist inklusive)

Für Freelancer mit vielen Portal-Rechnungen: GetMyInvoices

Wenn du regelmäßig Rechnungen aus 10+ verschiedenen Portalen brauchst (AWS, Google Cloud, Telekom, Vodafone), lohnt sich GetMyInvoices trotz des höheren Preises.

Nicht empfohlen als alleinige Lösung: Zapier/Make

Zapier ist ein tolles Tool, aber nicht für Rechnungserkennung. Es kann E-Mails weiterleiten, aber nicht verstehen, ob eine E-Mail eine Rechnung enthält. Du endest mit einem Postfach voller Newsletter in deiner Buchhaltung.

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar 30 Tage kostenlos testen
2. Alle Email-Provider mit Lexware Office verbinden

Weitere Ratgeber:

• Rechnungsradar vs. GetMyInvoices: Detailvergleich
• Rechnungsradar vs. Zapier/Make
• Gmail-Rechnungen automatisch hochladen