Rechnungsradar vs. Zapier/Make: Spezialtool oder Automatisierungsplattform?
Rechnungsradar vs. Zapier vs. Make für Lexware Office: Warum eine spezialisierte Lösung besser funktioniert als ein DIY-Workflow. Und wann Zapier trotzdem Sinn macht.
Kurzantwort
Zapier und Make verschieben Anhänge, sie erkennen keine Rechnungen. Ein Zap lädt jeden PDF-Anhang nach Lexware Office, auch AGB und Newsletter, und übersieht Rechnungen im Mail-Text. Rechnungsradar erkennt Rechnungen am Inhalt und überträgt nur diese. Zapier lohnt sich, wenn du wenige feste Absender hast, deren Anhänge immer Rechnungen sind, oder Zapier ohnehin für andere Abläufe nutzt.
Die verlockende Idee: "Ich bau mir das mit Zapier"
Du nutzt vielleicht schon Zapier oder Make für andere Automatisierungen. Die Idee liegt nahe: "Ich erstelle einfach einen Zap, der E-Mail-Anhänge automatisch zu Lexware Office schickt."
Das klingt einfach. In der Praxis scheitert dieser Ansatz an einem fundamentalen Problem: Zapier kann keine Rechnungen erkennen.
Das Kernproblem: Weiterleitung ist keine Erkennung
Zapier und Make sind Automatisierungsplattformen. Sie können Daten zwischen Apps verschieben, Trigger setzen und Workflows bauen. Was sie nicht können: Den Inhalt einer E-Mail verstehen.
Was Zapier kann:
- "Wenn eine E-Mail mit PDF-Anhang ankommt, lade das PDF hoch"
- "Wenn eine E-Mail von absender@firma.de kommt, leite sie weiter"
Was Zapier nicht kann:
- "Ist dieses PDF eine Rechnung oder ein Newsletter?"
- "Welcher Betrag steht auf dieser Rechnung?"
- "Ist das eine Rechnung im E-Mail-Text (ohne PDF)?"
- "Ist das eine E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)?"
Das Ergebnis eines Zapier-Workflows: Du bekommst alle PDF-Anhänge in Lexware Office: Verträge, AGBs, Newsletter, Einladungen und Werbung. Du musst dann manuell aussortieren, was eine Rechnung ist und was nicht.
Der Vergleich
| Rechnungsradar | Zapier/Make | |
|---|---|---|
| Rechnungserkennung | Ja (KI-basiert) | Nein |
| E-Mail-Text-Rechnungen | Ja | Nein |
| E-Rechnungen (ZUGFeRD) | Ja | Nein |
| Datenextraktion | Ja (Betrag, IBAN, Datum) | Nein |
| Duplikaterkennung | Ja | Nein |
| Lexware Office-Upload | Direkt über die API (braucht Lexware Office XL) | Über die Lexware-App in Zapier |
| Setup-Zeit | 5–10 Minuten | 30–60 Minuten |
| Technisches Wissen nötig | Nein | Ja |
| Preis bei 30 Rechnungen/Monat | ab 9 €/Monat | 0 $ ohne Filter, ab 19,99 $/Monat mit Filter |
| Falsch-Positive | Selten | Viele (jeder PDF-Anhang) |
Konkretes Beispiel: 30 E-Mails mit Anhängen pro Monat
Angenommen, du bekommst monatlich 30 E-Mails mit PDF-Anhängen. Davon sind 20 Rechnungen und 10 andere Dokumente (Verträge, Newsletter, Angebote).
Mit Rechnungsradar:
- 20 Rechnungen werden erkannt und zu Lexware Office hochgeladen
- 10 Nicht-Rechnungen werden ignoriert
- Du prüfst 20 Belege in Lexware Office → fertig
Mit Zapier:
- 30 PDFs werden zu Lexware Office hochgeladen
- Du musst manuell 10 Nicht-Rechnungen aussortieren und löschen
- Keine Datenextraktion (Betrag, Datum etc. musst du selbst eintragen)
- E-Mails ohne PDF-Anhang (Telekom, Amazon) werden komplett übersehen
Zeitaufwand:
- Rechnungsradar: 5 Minuten (Belege prüfen)
- Zapier: 30+ Minuten (aussortieren, Daten eintragen, fehlende Rechnungen suchen)
Was kostet Zapier wirklich?
Preise geprüft auf zapier.com am 30. September 2026.
Zapier rechnet in Tasks ab. Ein Task ist eine ausgeführte Aktion, der Auslöser zählt nicht mit. Ein einfacher Zap „neue Mail mit Anhang → Beleg in Lexware Office hochladen“ kostet also einen Task je Mail.
| Tarif | Preis | Tasks im Monat | Was geht |
|---|---|---|---|
| Free | 0 $ | 100 | nur zweistufige Zaps: ein Auslöser, eine Aktion |
| Professional | ab 19,99 $/Monat bei Jahreszahlung, 29,99 $ monatlich | ab 750 | mehrstufige Zaps, also auch Filter |
Für 30 Rechnungen im Monat reicht rechnerisch der kostenlose Tarif, solange du ohne Filter auskommst. Dann geht aber jeder Anhang nach Lexware Office. Willst du vorher filtern, etwa nur PDFs oder nur bestimmte Absender, brauchst du einen mehrstufigen Zap und damit Professional.
Rechnungsradar kostet ab 9 € im Monat für bis zu 100 erkannte Dokumente und 19 € ohne Begrenzung. Der Preis ist also kein starkes Argument für die eine oder andere Seite. Der Unterschied liegt darin, was ankommt.
Was Zapier besser kann
Fairerweise: Zapier und Make haben Stärken, die Rechnungsradar nicht hat:
Flexibilität: Du kannst beliebige Workflows zwischen tausenden Apps bauen. CRM, E-Mail, Slack, Projektmanagement. Zapier kann das alles verbinden.
Andere Use Cases: Wenn du Zapier bereits für andere Automatisierungen nutzt (Lead-Management, Social Media, etc.), brauchst du kein zusätzliches Tool.
Sonderfälle: Wenn du ein sehr spezifisches Setup hast (z.B. "Leite alle E-Mails von diesen 5 Absendern an diese Adresse weiter"), kann Zapier das zuverlässig.
Wann macht Zapier Sinn?
Zapier ist die richtige Wahl, wenn:
- Du bereits einen Zapier-Account hast und nur einen einfachen Weiterleitungs-Workflow brauchst
- Du andere Automatisierungen brauchst, die über Rechnungen hinausgehen
- Du wenige, klar definierte Absender hast und alle Anhänge als Rechnungen behandeln kannst
Rechnungsradar ist die richtige Wahl, wenn:
- Du Rechnungen automatisch erkennen lassen willst (nicht nur weiterleiten)
- Du Rechnungen im E-Mail-Text hast (ohne PDF-Anhang)
- Du E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) verarbeitest
- Du eine Lösung willst, die in 5 Minuten funktioniert, ohne Workflow-Builder
- Preis-Leistung wichtig ist
Der pragmatische Ansatz
Nutze die richtigen Tools für die richtigen Aufgaben:
- Rechnungsradar für alles rund um Rechnungen → Lexware Office
- Zapier/Make für alles andere (CRM, Projektmanagement, Notifications)
Diese Tools konkurrieren nicht wirklich miteinander. Sie lösen unterschiedliche Probleme. Der Fehler ist, Zapier für etwas zu nutzen, wofür es nicht gebaut wurde.
Nächste Schritte
Weitere Vergleiche:
Häufige Fragen
Kann Zapier Rechnungen erkennen?
Nicht von selbst. Ein Zap reagiert auf Absender, Betreff oder Anhang, nicht auf den Inhalt. Ohne weitere Schritte bekommst du alle Anhänge, auch Newsletter-PDFs, Verträge und Werbung. Mit KI-Schritten lässt sich eine Einordnung nachbauen, die du dann selbst einrichten, pflegen und prüfen musst.
Was kostet Zapier bei 30 Rechnungen pro Monat?
Zapier zählt jede ausgeführte Aktion als Task, der Auslöser zählt nicht mit. Ein zweistufiger Zap ohne Filter kommt bei 30 Rechnungen im Monat mit dem kostenlosen Tarif aus (100 Tasks). Sobald du filtern willst, brauchst du mehrstufige Zaps und damit Professional ab 19,99 $ im Monat bei Jahreszahlung. Stand: 30. September 2026.
Wann macht Zapier trotzdem Sinn?
Wenn du bereits Zapier für andere Automatisierungen nutzt und nur einen einfachen Weiterleitungs-Workflow brauchst. Oder wenn du ein sehr spezifisches Setup hast, das kein spezialisiertes Tool abdeckt.
Funktioniert Make besser als Zapier für Rechnungen?
Make (ehemals Integromat) hat die gleiche grundsätzliche Einschränkung: Es kann E-Mails verarbeiten, aber keine Rechnungen erkennen. Make ist oft günstiger als Zapier, aber das Kernproblem bleibt.
Kann ich Rechnungsradar und Zapier kombinieren?
Ja, aber es gibt selten einen Grund dafür. Rechnungsradar deckt den Rechnungs-Workflow vollständig ab. Zapier ist nützlich für andere Automatisierungen (CRM, Projektmanagement, etc.).
Über Hannes Diedrichsen
Gründer von Rechnungsradar. Hilft Freelancern und Selbstständigen, ihre Buchhaltung zu automatisieren und Zeit zu sparen.
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