Rechnungsradar vs. Zapier/Make: Spezialtool oder Automatisierungsplattform?
Rechnungsradar vs. Zapier vs. Make für Lexware Office: Warum eine spezialisierte Lösung besser funktioniert als ein DIY-Workflow. Und wann Zapier trotzdem Sinn macht.
Die verlockende Idee: "Ich bau mir das mit Zapier"
Du nutzt vielleicht schon Zapier oder Make für andere Automatisierungen. Die Idee liegt nahe: "Ich erstelle einfach einen Zap, der E-Mail-Anhänge automatisch zu Lexware Office schickt."
Das klingt einfach. In der Praxis scheitert dieser Ansatz an einem fundamentalen Problem: Zapier kann keine Rechnungen erkennen.
Das Kernproblem: Weiterleitung ist keine Erkennung
Zapier und Make sind Automatisierungsplattformen. Sie können Daten zwischen Apps verschieben, Trigger setzen und Workflows bauen. Was sie nicht können: Den Inhalt einer E-Mail verstehen.
Was Zapier kann:
- "Wenn eine E-Mail mit PDF-Anhang ankommt, lade das PDF hoch"
- "Wenn eine E-Mail von absender@firma.de kommt, leite sie weiter"
Was Zapier nicht kann:
- "Ist dieses PDF eine Rechnung oder ein Newsletter?"
- "Welcher Betrag steht auf dieser Rechnung?"
- "Ist das eine Rechnung im E-Mail-Text (ohne PDF)?"
- "Ist das eine E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)?"
Das Ergebnis eines Zapier-Workflows: Du bekommst alle PDF-Anhänge in Lexware Office: Verträge, AGBs, Newsletter, Einladungen und Werbung. Du musst dann manuell aussortieren, was eine Rechnung ist und was nicht.
Der Vergleich
| Rechnungsradar | Zapier/Make | |
|---|---|---|
| Rechnungserkennung | Ja (KI-basiert) | Nein |
| E-Mail-Text-Rechnungen | Ja | Nein |
| E-Rechnungen (ZUGFeRD) | Ja | Nein |
| Datenextraktion | Ja (Betrag, IBAN, Datum) | Nein |
| Duplikaterkennung | Ja | Nein |
| Lexware Office-Upload | Direkt (API) | Über Umwege |
| Setup-Zeit | 2-5 Minuten | 30-60 Minuten |
| Technisches Wissen nötig | Nein | Ja |
| Preis bei 30 Rechnungen/Monat | ab 9€/Monat | ab 20$/Monat |
| Falsch-Positive | Selten (unter 2%) | Viele (jeder PDF-Anhang) |
Konkretes Beispiel: 30 E-Mails mit Anhängen pro Monat
Angenommen, du bekommst monatlich 30 E-Mails mit PDF-Anhängen. Davon sind 20 Rechnungen und 10 andere Dokumente (Verträge, Newsletter, Angebote).
Mit Rechnungsradar:
- 20 Rechnungen werden erkannt und zu Lexware Office hochgeladen
- 10 Nicht-Rechnungen werden ignoriert
- Du prüfst 20 Belege in Lexware Office → fertig
Mit Zapier:
- 30 PDFs werden zu Lexware Office hochgeladen
- Du musst manuell 10 Nicht-Rechnungen aussortieren und löschen
- Keine Datenextraktion (Betrag, Datum etc. musst du selbst eintragen)
- E-Mails ohne PDF-Anhang (Telekom, Amazon) werden komplett übersehen
Zeitaufwand:
- Rechnungsradar: 5 Minuten (Belege prüfen)
- Zapier: 30+ Minuten (aussortieren, Daten eintragen, fehlende Rechnungen suchen)
Was kostet Zapier wirklich?
Zapier rechnet pro "Task" ab. Ein Task ist ein einzelner Schritt in einem Workflow. Bei einem einfachen Workflow (Trigger + Action) sind das 2 Tasks pro E-Mail.
| Szenario | Rechnungsradar | Zapier |
|---|---|---|
| 30 Rechnungen/Monat | 9€/Monat | ~20$/Monat (Starter) |
| 100 Rechnungen/Monat | 19€/Monat | ~50$/Monat (Professional) |
| 300 Rechnungen/Monat | 19€/Monat | ~100$/Monat (Professional) |
Bei wenigen Rechnungen ist Zapier ähnlich teuer wie Rechnungsradar. Bei vielen Rechnungen wird Zapier deutlich teurer, kann aber trotzdem keine Rechnungen erkennen.
Was Zapier besser kann
Fairerweise: Zapier und Make haben Stärken, die Rechnungsradar nicht hat:
Flexibilität: Du kannst beliebige Workflows zwischen tausenden Apps bauen. CRM, E-Mail, Slack, Projektmanagement. Zapier kann das alles verbinden.
Andere Use Cases: Wenn du Zapier bereits für andere Automatisierungen nutzt (Lead-Management, Social Media, etc.), brauchst du kein zusätzliches Tool.
Sonderfälle: Wenn du ein sehr spezifisches Setup hast (z.B. "Leite alle E-Mails von diesen 5 Absendern an diese Adresse weiter"), kann Zapier das zuverlässig.
Wann macht Zapier Sinn?
Zapier ist die richtige Wahl, wenn:
- Du bereits einen Zapier-Account hast und nur einen einfachen Weiterleitungs-Workflow brauchst
- Du andere Automatisierungen brauchst, die über Rechnungen hinausgehen
- Du wenige, klar definierte Absender hast und alle Anhänge als Rechnungen behandeln kannst
Rechnungsradar ist die richtige Wahl, wenn:
- Du Rechnungen automatisch erkennen lassen willst (nicht nur weiterleiten)
- Du Rechnungen im E-Mail-Text hast (ohne PDF-Anhang)
- Du E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) verarbeitest
- Du eine Lösung willst, die in 5 Minuten funktioniert, ohne Workflow-Builder
- Preis-Leistung wichtig ist
Der pragmatische Ansatz
Nutze die richtigen Tools für die richtigen Aufgaben:
- Rechnungsradar für alles rund um Rechnungen → Lexware Office
- Zapier/Make für alles andere (CRM, Projektmanagement, Notifications)
Diese Tools konkurrieren nicht wirklich miteinander. Sie lösen unterschiedliche Probleme. Der Fehler ist, Zapier für etwas zu nutzen, wofür es nicht gebaut wurde.
Nächste Schritte
Weitere Vergleiche:
Häufige Fragen
Kann Zapier Rechnungen erkennen?
Nein. Zapier kann E-Mails weiterleiten und Dateien verschieben, aber nicht verstehen, ob eine E-Mail eine Rechnung enthält. Du bekommst alle E-Mail-Anhänge, auch Newsletter-PDFs, Verträge und Werbung.
Was kostet Zapier bei 30 Rechnungen pro Monat?
Zapier rechnet pro Task ab. Bei 30 Rechnungen/Monat brauchst du mindestens den Starter-Plan (ab 20$/Monat). Wenn der Workflow mehrere Steps hat, verbrauchst du pro Rechnung mehrere Tasks. Dann wird es schnell teurer.
Wann macht Zapier trotzdem Sinn?
Wenn du bereits Zapier für andere Automatisierungen nutzt und nur einen einfachen Weiterleitungs-Workflow brauchst. Oder wenn du ein sehr spezifisches Setup hast, das kein spezialisiertes Tool abdeckt.
Funktioniert Make besser als Zapier für Rechnungen?
Make (ehemals Integromat) hat die gleiche grundsätzliche Einschränkung: Es kann E-Mails verarbeiten, aber keine Rechnungen erkennen. Make ist oft günstiger als Zapier, aber das Kernproblem bleibt.
Kann ich Rechnungsradar und Zapier kombinieren?
Ja, aber es gibt selten einen Grund dafür. Rechnungsradar deckt den Rechnungs-Workflow vollständig ab. Zapier ist nützlich für andere Automatisierungen (CRM, Projektmanagement, etc.).
Über Hannes Diedrichsen
Gründer von Rechnungsradar. Hilft Freelancern und Selbstständigen, ihre Buchhaltung zu automatisieren und Zeit zu sparen.
Ähnliche Artikel
Die 5 besten Tools für automatische Belegerfassung in Lexoffice
Welches Tool erfasst Belege am besten für Lexware Office? Ehrlicher Vergleich von Rechnungsradar, GetMyInvoices, invoicefetcher, Zapier und der Lexware App.
Rechnungsradar vs. GetMyInvoices: Welches Tool passt zu dir?
Ehrlicher Vergleich: Rechnungsradar vs. GetMyInvoices. Funktionen, Preise, Stärken und Schwächen. Für wen welches Tool die bessere Wahl ist.
Emails automatisch zu Lexware Office hochladen
Gmail, Outlook, GMX oder IMAP mit Lexware Office verbinden. Rechnungen werden automatisch erkannt und hochgeladen. Anleitung für jeden Provider.