Gmail mit Lexware Office verbinden

Das Problem: Gmail und Lexware Office sprechen nicht miteinander

Wer Gmail für geschäftliche Email-Kommunikation und Lexware Office (früher bekannt als Lexoffice) für die Buchhaltung nutzt, kennt den manuellen Aufwand: Rechnungen müssen aus Emails extrahiert, heruntergeladen und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen werden. Bei 20 Rechnungen pro Monat summiert sich der Aufwand auf etwa 2 Stunden reine Dateneingabe.

Besonders zeitaufwendig sind Rechnungen, die direkt im Email-Text eingebettet sind – etwa von Telekom, Vodafone oder Amazon. Diese müssen zunächst als PDF gespeichert oder per Screenshot gesichert werden, bevor sie in Lexware Office importiert werden können.

Der manuelle Prozess birgt zudem Fehlerquellen: Übertragungsfehler bei der Dateneingabe, falsche Zuordnungen oder übersehene Rechnungen können zu Zahlungsverzögerungen oder Mahnungen führen.

Warum es keine direkte Gmail-Lexware Office-Integration gibt

Lexware Office (ehemals Lexoffice) bietet keine native Email-Integration. Gmail ist auf Email-Kommunikation spezialisiert, Lexware Office auf Buchhaltung – beide Systeme verfügen über APIs, kommunizieren aber nicht direkt miteinander.

Auch beim Rebranding von Lexoffice zu Lexware Office wurde keine direkte Gmail-Anbindung implementiert. Nutzer sind daher auf Drittanbieter-Lösungen angewiesen.

Allgemeine Automatisierungs-Plattformen wie Zapier oder Make können zwar PDF-Anhänge von Gmail zu Lexware Office weiterleiten, verfügen aber über keine intelligente Dokumentenerkennung. Sie übertragen alle Anhänge, unabhängig davon, ob es sich um Rechnungen handelt. Rechnungen, die direkt im Email-Text stehen, werden nicht erfasst.

Die Lösung: Gmail + Lexware Office mit Rechnungsradar verbinden

Rechnungsradar schließt die Lücke zwischen Gmail und Lexware Office durch eine Middleware-Lösung, die drei Komponenten verbindet:

Das Prinzip:

1. Gmail-Verbindung: OAuth2-Authentifizierung ermöglicht lesenden Zugriff auf das Gmail-Postfach
2. Dokumentenerkennung: KI-basierte Analyse identifiziert Rechnungen in PDF-Anhängen und Email-Texten
3. Lexware Office-Upload: Erkannte Belege werden über die Lexware Office API hochgeladen

Funktionsumfang:

• Erkennung von Rechnungen in PDF-Anhängen und Email-Texten
• Extraktion strukturierter Daten (IBAN, Betrag, Datum, Rechnungsnummer)
• Unterstützung für E-Rechnungs-Formate (ZUGFeRD, XRechnung)
• Kontinuierliche Synchronisation im Hintergrund

So wird Gmail mit Lexware Office verbunden

Schritt 1: Gmail-Konto verbinden

Nach der Registrierung bei Rechnungsradar kann unter "Email-Konten" ein Gmail-Konto hinzugefügt werden:

1. "Gmail verbinden" auswählen
2. Google-Konto authentifizieren
3. Berechtigungen bestätigen

Die Verbindung erfolgt über OAuth2. Rechnungsradar erhält ausschließlich Lesezugriff auf Emails. Das bedeutet: Emails können gelesen, aber nicht verändert, verschoben oder gelöscht werden. Das Gmail-Passwort wird nicht mit Rechnungsradar geteilt.

Schritt 2: Lexware Office API-Schlüssel erstellen

Für den automatischen Upload von Belegen wird ein Lexware Office API-Schlüssel benötigt:

1. In Lexware Office anmelden
2. Zu Einstellungen → Integrationen navigieren
3. "Neuen API-Schlüssel erstellen" auswählen
4. Dem Schlüssel einen Namen geben (z.B. "Rechnungsradar")
5. API-Schlüssel kopieren (wird nur einmal angezeigt)

Voraussetzung: Der API-Zugriff ist ausschließlich im Lexware Office XL-Tarif verfügbar. In den günstigeren Tarifen steht die Schnittstelle nicht zur Verfügung.

Der API-Schlüssel wird anschließend in Rechnungsradar hinterlegt. Nach erfolgreicher Validierung ist die Verbindung aktiv.

Schritt 3: Automatisierung konfigurieren

In den Lexware Office-Einstellungen kann festgelegt werden, welche Dokumenttypen automatisch hochgeladen werden sollen:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Zahlungsbelege

Nach der Konfiguration beginnt die automatische Synchronisation. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit hängt vom gewählten Tarif ab. Mit dem Button "Alle scannen" unter app.rechnungs-radar.de/mail-accounts kann ein sofortiger Scan ausgelöst werden. Erkannte Rechnungen erscheinen bei korrekter Konfiguration innerhalb weniger Sekunden bis Minuten in Lexware Office unter "zu prüfen".

Alternative Lösungen: Zapier und Make

Allgemeine Automatisierungs-Plattformen wie Zapier bieten Gmail-Lexware Office-Integrationen, allerdings ohne spezialisierte Rechnungserkennung. Sie übertragen PDF-Anhänge, können aber nicht zwischen Rechnungen und anderen Dokumenten unterscheiden. Rechnungen im Email-Text werden nicht erkannt. Die Konfiguration ist zudem deutlich komplexer und erfordert tiefere technische Kenntnisse.

Best Practices

Belege direkt in Lexware Office verbuchen

Alle erkannten Belege werden automatisch zu Lexware Office hochgeladen. Dort kannst du alle hochgeladenen Belege schnell prüfen. Gehe auf app.lexware.de/vouchers und wähle den Tab "Zu prüfen". Buche die hochgeladenen Belege direkt ein oder lösche sie, falls sie doch nicht benötigt werden.

Mehrere Lexware Office-Konten

Je nach Tarif können mehrere Lexware Office-Konten verbunden werden (Professional-Plan: bis zu 3 Konten). Dies ist relevant für Freelancer mit mehreren Firmen oder Steuerberater mit verschiedenen Mandanten.

E-Rechnungen

Ab 2025 werden E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Rechnungsradar unterstützt diese Formate und extrahiert die strukturierten Daten automatisch. Die Erkennungsgenauigkeit ist bei E-Rechnungen höher als bei reinen PDF-Rechnungen, da die Daten bereits strukturiert vorliegen.

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar kostenlos testen
2. Gmail-Integration einrichten (Detaillierte Docs)
3. Lexware Office-Integration konfigurieren (Step-by-Step-Guide)

Weitere Ratgeber zum Thema:

• E-Rechnung ab 2025: Was Freelancer wissen müssen
• 4 Zeitfresser in Lexware Office eliminieren