Gmail–Lexoffice: Rechnungen importieren
Gmail mit Lexware Office verbinden und Rechnungen automatisch importieren – ohne Download, Filterregeln oder manuellen Beleg-Upload.
Lexoffice heißt heute Lexware Office. Diese Anleitung verwendet ab hier den aktuellen Namen.
Kurzantwort
Rechnungsradar verbindet Gmail mit Lexware Office. Eingehende Rechnungen werden im Postfach erkannt und automatisch an die Buchhaltung übertragen. Die Einrichtung dauert meist 5 bis 10 Minuten.
Warum Gmail und Lexware Office nicht direkt zusammenarbeiten
Lexware Office durchsucht keine E-Mail-Postfächer nach neuen Rechnungen. Ohne zusätzliche Verbindung musst du Belege in Gmail finden, herunterladen und anschließend in die Buchhaltung hochladen.
Einfache Gmail-Filter helfen nur begrenzt. Rechnungen kommen von wechselnden Absendern, stehen teilweise direkt im E-Mail-Text oder haben Anhänge mit Namen wie document.pdf und download.pdf. Ein Filter nach Absender, Betreff oder Dateiname übersieht solche Fälle.
So funktioniert die Verbindung mit Rechnungsradar
Rechnungsradar verbindet beide Systeme in drei Schritten:
- Gmail wird über OAuth2 mit lesendem Zugriff verbunden.
- Rechnungsradar prüft neue E-Mails und erkennt Rechnungen in Anhängen und im E-Mail-Text.
- Erkannte Belege werden über die Public API an Lexware Office übertragen.
Strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung werden ohne OCR ausgelesen. Bei gültigen E-Rechnungen übernimmt Rechnungsradar die im XML enthaltenen Felder deterministisch und damit mit 100 % Genauigkeit.
Gmail mit Lexware Office verbinden
Schritt 1: Lexware Office API-Schlüssel erstellen
Der API-Schlüssel erlaubt Rechnungsradar, erkannte Belege an Lexware Office zu übertragen.
- Lexware Office Public API öffnen
- "Neuen API-Schlüssel erstellen" auswählen
- Einen Namen wie "Rechnungsradar" vergeben
- Den Schlüssel kopieren; er wird nur einmal vollständig angezeigt
- Den Schlüssel in Rechnungsradar unter Integrationen hinterlegen
Für den API-Zugriff wird der Lexware Office XL-Tarif benötigt.
Schritt 2: Gmail-Konto verbinden
- In Rechnungsradar Integrationen öffnen
- Im Abschnitt "E-Mail-Konten" auf "E-Mail-Konto hinzufügen" klicken
- Gmail auswählen
- Das Google-Konto auswählen und die Berechtigungen bestätigen
Die Verbindung läuft über OAuth2. Rechnungsradar erhält keinen Zugriff auf dein Gmail-Passwort und kann keine E-Mails verändern oder löschen.
Schritt 3: Übertragung konfigurieren
In den Einstellungen legst du fest, welche Dokumenttypen an die Buchhaltung übertragen werden. Danach beginnt der Scan des verbundenen Postfachs automatisch.
Die ersten Rechnungen werden meist nach wenigen Minuten erkannt. Bei großen oder lang genutzten Postfächern kann der vollständige erste Scan deutlich länger dauern. Er läuft kontinuierlich im Hintergrund weiter.
Warum nicht nur Gmail-Filter oder Zapier nutzen?
Gmail-Filter und regelbasierte Automationen können Anhänge weiterleiten, wenn Absender, Betreff oder Dateiname zu einer Regel passen. Ändert ein Lieferant sein Format oder steht die Rechnung direkt im E-Mail-Text, greift die Regel oft nicht mehr.
Rechnungsradar prüft den Inhalt der E-Mail und des Anhangs. Das ist für wechselnde Lieferanten und uneinheitlich benannte Dateien robuster als eine Sammlung einzelner Filterregeln.
Dienste wie GetMyInvoices sind zusätzlich auf das Abrufen von Belegen aus Lieferantenportalen ausgerichtet. Rechnungsradar konzentriert sich auf Rechnungen, die in deinen E-Mail-Postfächern eingehen.
Was wird automatisch verarbeitet?
- PDF-Rechnungen im Anhang
- Rechnungen, deren Daten direkt im E-Mail-Text stehen
- Strukturierte E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat
- Relevante Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und IBAN
- Neue E-Mails werden auch während des ersten Postfachscans kontinuierlich verarbeitet
Erkannte Belege werden an Lexware Office übertragen und können dort im Bereich "Zu prüfen" kontrolliert und verbucht werden.
Datenschutz und Sicherheit
Rechnungsradar betreibt seine Infrastruktur in Deutschland. Für die Rechnungserkennung nutzen wir den französischen KI-Anbieter Mistral AI. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung findest du in unserer Datenschutzerklärung.
Der Zugriff auf Gmail ist lesend. Rechnungsradar kann E-Mails weder verändern noch verschieben oder löschen. Die Verbindung erfolgt über Googles OAuth2-Schnittstelle; das Gmail-Passwort wird nicht an Rechnungsradar übermittelt.
Gmail-Rechnungen automatisch übertragen
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit Google Workspace?
Ja. Die Verbindung funktioniert bei privaten Gmail-Konten und Google Workspace über OAuth2.
Was passiert mit privaten E-Mails?
Rechnungsradar greift ausschließlich lesend auf das Postfach zu. Zur Rechnungserkennung können Inhalte und Anhänge verarbeitet werden, auch durch Mistral AI. E-Mails werden weder verändert noch gelöscht; nicht erkannte Nachrichten werden nicht an die Buchhaltung übertragen. Weitere Informationen stehen in der Datenschutzerklärung.
Brauche ich den Lexware Office XL-Tarif?
Ja. Für den automatischen Beleg-Upload wird die Public API benötigt, die im Lexware Office XL-Tarif verfügbar ist.
Wie lange dauert der erste Scan?
Die ersten Rechnungen werden meist nach wenigen Minuten erkannt. Je nach Größe und Inhalt des Postfachs kann der vollständige erste Scan deutlich länger dauern. Die Verarbeitung läuft währenddessen kontinuierlich im Hintergrund weiter.
Werden auch Rechnungen im E-Mail-Text erkannt?
Ja. Rechnungsradar erkennt Rechnungen sowohl in PDF-Anhängen als auch direkt im E-Mail-Text.
Über Hannes Diedrichsen
Gründer von Rechnungsradar. Hilft Freelancern und Selbstständigen, ihre Buchhaltung zu automatisieren und Zeit zu sparen.
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