E-Rechnung ab 2025: Was Freelancer jetzt wissen müssen

Du verschickst deine Rechnungen schon seit Jahren als PDF per E-Mail. Ist das nicht elektronisch genug? Die überraschende Antwort: Nein. Ab dem 1. Januar 2025 gelten für B2B-Rechnungen in Deutschland neue Regeln, und dein gewohntes PDF erfüllt die Anforderungen nicht mehr.

Dieser Artikel erklärt dir präzise, was die E-Rechnung-Pflicht konkret für dich als Freelancer bedeutet, welche Fristen wirklich wichtig sind und wie du die Umstellung praktisch angehst.

Was ist eine E-Rechnung (und warum ist mein PDF keine)?

Hier liegt das größte Missverständnis: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digitale Rechnung. Du verschickst deine Rechnungen vielleicht schon seit Jahren als PDF per E-Mail – aber das ist aus gesetzlicher Sicht keine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung nach EU-Norm EN 16931 ist eine Rechnung, die strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Das bedeutet: Die Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, IBAN etc.) liegen in einem Format vor, das Computer automatisch auslesen und verarbeiten können.

Konkret: Wenn dein Kunde eine klassische PDF-Rechnung erhält, muss jemand die Daten manuell ins Buchhaltungssystem übertragen oder ein intelligentes System wie Rechnungsradar muss die Daten aus dem PDF extrahieren. Bei einer E-Rechnung passiert das automatisch – die strukturierten Daten werden direkt ins System importiert, ohne Zwischenschritt.

Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland sind:

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Für Menschen nicht lesbar ohne spezielle Software, aber perfekt für vollautomatisierte Verarbeitung. Wird hauptsächlich von Behörden und großen Konzernen gefordert.

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: Ein normales PDF (das du wie gewohnt ansehen kannst), in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Das Beste aus beiden Welten – und für die meisten Freelancer die richtige Wahl.

Die Timeline: Was gilt ab wann?

Die E-Rechnung-Pflicht kommt nicht über Nacht, sondern in drei Phasen. Aber Achtung: Die erste Phase startet bereits am 1. Januar 2025 – also möglicherweise gestern.

Phase 1: Ab 1. Januar 2025 – Die Empfangspflicht

Ab sofort müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für dich als Freelancer. Wenn dir ein Kunde eine E-Rechnung schickt, kannst du nicht mehr sagen "Sorry, kann ich nicht verarbeiten, schick mir bitte ein PDF".

In der Praxis bedeutet das: Du brauchst Software, die ZUGFeRD oder XRechnung lesen kann. Die meisten modernen Buchhaltungstools (Lexware Office, sevDesk, DATEV) können das bereits oder werden es mit Updates unterstützen.

Für das Versenden deiner eigenen Rechnungen gibt es Übergangsregelungen – aber dazu gleich mehr.

Phase 2: 2025-2027 – Die Übergangsfrist

Hier wird es etwas komplizierter, aber bleib dran:

Bis 31. Dezember 2026 darfst du als Freelancer weiterhin klassische Rechnungen (PDF, Papier) versenden, wenn dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag. Das trifft auf die meisten Freelancer zu.

Bis 31. Dezember 2027 sind auch EDI-Verfahren erlaubt, wenn dein Empfänger zustimmt. EDI (Electronic Data Interchange) sind spezielle elektronische Austauschformate zwischen Geschäftspartnern – für die meisten Freelancer irrelevant.

Wichtig: Auch wenn du die Übergangsfrist nutzen könntest, kann es sein, dass deine Kunden trotzdem E-Rechnungen verlangen. Wie Sarahs Agentur aus dem Beispiel oben. Viele Unternehmen wollen ab 2025 nur noch E-Rechnungen empfangen, weil sie ihre Prozesse automatisieren.

Phase 3: Ab 1. Januar 2028 – Vollständige Pflicht

Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden und empfangen. Keine Ausnahmen mehr. Wer dann noch PDF-Rechnungen im B2B-Bereich verschickt, verstößt gegen das Gesetz.

Was nicht betroffen ist

Die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für B2B-Geschäfte in Deutschland. Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
• Rechnungen an Kunden außerhalb Deutschlands (hier gelten andere Regelungen)

Wenn du also als Coach hauptsächlich Privatpersonen berätst, kannst du weiterhin PDFs verschicken. Stellst du aber einer Firma eine Rechnung über 300 Euro, greift die E-Rechnung-Pflicht.

Konkrete Freelancer-Szenarien: Was bedeutet das für dich?

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Schauen wir uns an, was die E-Rechnung-Pflicht für verschiedene Freelancer-Situationen bedeutet.

Szenario 1: Du arbeitest hauptsächlich für große Unternehmen/Agenturen

Situation: Du bist Softwareentwickler und rechnest regelmäßig 4.000-6.000 Euro an zwei große Digitalagenturen ab.

Was passiert: Diese Agenturen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit ab 2025 nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Viele haben ihre Buchhaltung bereits automatisiert und wollen keine manuellen Prozesse mehr.

Was du tun musst: Ab sofort E-Rechnungen erstellen können. Idealerweise ZUGFeRD, da die meisten Agenturen damit arbeiten. Deine Buchhaltungssoftware muss das können – prüfe das jetzt, nicht erst wenn die erste Rechnung abgelehnt wird.

Zeitdruck: Hoch. Wenn deine Kunden nur noch E-Rechnungen akzeptieren, kannst du die Übergangsfrist nicht nutzen.

Szenario 2: Du hast einen Mix aus B2B und B2C Kunden

Situation: Du bist Coach und hast 60% Privatkunden (B2C) und 40% Firmenkunden (B2B).

Was passiert: Für deine Privatkunden ändert sich nichts – hier kannst du weiterhin PDFs verschicken. Für die Firmenkunden brauchst du E-Rechnungen.

Was du tun musst: Deine Software muss beide Formate unterstützen. Die meisten Tools können das: Du wählst beim Rechnungsschreiben einfach das passende Format aus.

Zeitdruck: Mittel. Nutze die Übergangsfrist, um in Ruhe eine Lösung zu finden, aber plane für 2026/2027.

Szenario 3: Du arbeitest für kleine Startups/Einzelunternehmer

Situation: Du bist Grafikdesignerin und deine Kunden sind hauptsächlich kleine Startups und Solo-Selbstständige, die selbst noch mit Excel-Buchhaltung arbeiten.

Was passiert: Hier wird es interessant. Deine Kunden müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können – auch wenn sie das vielleicht noch nicht wissen. Viele kleine Unternehmen sind noch nicht vorbereitet.

Was du tun musst: Hier ist ZUGFeRD die perfekte Lösung. Deine Kunden können die Rechnung als ganz normales PDF öffnen und lesen – auch wenn sie noch keine E-Rechnungs-Software haben. Sie sehen einfach eine normale Rechnung. Gleichzeitig sind die strukturierten Daten eingebettet, sodass sie bereit sind, wenn deine Kunden später ihre Buchhaltung modernisieren. Du erfüllst also die gesetzliche Anforderung, ohne dass deine Kunden sofort upgraden müssen. Win-win.

Zeitdruck: Niedrig bis mittel. Du hast Zeit, aber warte nicht bis 2027.

Szenario 4: Du hast Kunden in anderen EU-Ländern

Situation: Du bist Texter und arbeitest für Kunden in Österreich, Schweiz und den Niederlanden.

Was passiert: Die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für B2B-Geschäfte in Deutschland. Für internationale Kunden gelten die jeweiligen nationalen Regelungen. Die EU arbeitet aber an einer europaweiten Harmonisierung.

Was du tun musst: Informiere dich über die Regelungen in den Ländern deiner Kunden. Factur-X (die europäische Variante von ZUGFeRD) ist eine gute Wahl für internationale Geschäfte. Ansonsten: Klassische Rechnungen sind (noch) möglich.

Zeitdruck: Niedrig. Beobachte die Entwicklung, aber kein akuter Handlungsbedarf.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format ist das richtige?

Hier die ehrliche Antwort: Für 90% der Freelancer ist ZUGFeRD die richtige Wahl. Hier ist warum:

ZUGFeRD (Empfehlung für Freelancer)

ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument (ein spezielles PDF-Format für Archivierung) mit eingebetteten XML-Daten. Das bedeutet: Deine Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, die du öffnen und lesen kannst. Aber im Hintergrund sind die strukturierten Daten versteckt, die Buchhaltungssysteme automatisch auslesen können.

Vorteile:

• Deine Kunden können die Rechnung als PDF öffnen und sehen alles wie gewohnt
• Die automatische Verarbeitung funktioniert trotzdem
• Die meisten Buchhaltungstools unterstützen ZUGFeRD
• Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen selbst noch visuell prüfen

Nachteile:

• Etwas größere Dateigrößen als reine XML
• Nicht alle alten Systeme können die eingebetteten XML-Daten lesen (aber das wird immer seltener)

Setze ZUGFeRD ein, wenn: Du mit Agenturen, mittelständischen Unternehmen oder anderen Freelancern arbeitest. Also in 90% der Fälle.

XRechnung (nur bei Bedarf)

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Für Menschen nicht lesbar – wenn du eine XRechnung öffnest, siehst du nur Code.

Vorteile:

• Maximal automatisierbar
• Kleinere Dateigrößen
• Standard für öffentliche Auftraggeber

Nachteile:

• Du kannst die Rechnung nicht mehr visuell prüfen
• Deine Kunden brauchen spezielle Software zum Anzeigen
• Umstellung ist aufwendiger

Setze XRechnung ein, wenn: Du mit Behörden, Ministerien oder großen Konzernen arbeitest, die explizit XRechnung fordern. Oder wenn dein Kunde dir sagt: "Wir brauchen XRechnung."

Factur-X (für internationale Geschäfte)

Factur-X ist der europäische Standard und technisch sehr ähnlich zu ZUGFeRD. Der Unterschied ist hauptsächlich politisch – Frankreich und Deutschland haben gemeinsam einen Standard entwickelt.

Setze Factur-X ein, wenn: Du viel mit französischen Kunden oder anderen EU-Ländern arbeitest.

Praktische Umsetzung: Wie erstelle ich E-Rechnungen?

Jetzt zur wichtigsten Frage: Wie stellst du tatsächlich auf E-Rechnungen um? Hier ist der Schritt-für-Schritt-Plan.

Schritt 1: Prüfe deine aktuelle Software

Die erste Frage: Kann deine aktuelle Rechnungssoftware bereits E-Rechnungen erstellen?

Falls du Lexware Office nutzt: Ja, Lexware Office unterstützt ZUGFeRD seit 2024. Du musst in den Einstellungen nur das E-Rechnungs-Format aktivieren.

Falls du sevDesk nutzt: Ja, sevDesk unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Die Funktion findest du in den Rechnungseinstellungen.

Falls du DATEV nutzt: Ja, DATEV unterstützt alle gängigen Formate. Allerdings ist DATEV für die meisten Freelancer überdimensioniert und teuer.

Falls du Excel oder Word nutzt: Nein, hier musst du wechseln. Excel kann keine strukturierten E-Rechnungen erstellen. Du brauchst eine professionelle Lösung.

Falls du eine selbstgebaute Lösung nutzt: Prüfe, ob dein Tool Plugins oder APIs für ZUGFeRD unterstützt. Ansonsten: Zeit für einen Wechsel.

Schritt 2: Wähle die richtige Software für dich

Wenn du wechseln musst oder noch keine Rechnungssoftware hast, hier ist ein ehrlicher Vergleich der gängigsten Lösungen:

Lexware Office (Empfehlung für die meisten Freelancer)

• Preis: 12,90 - 29,90 €/Monat (je nach Paket)
• E-Rechnung: ZUGFeRD inklusive
• Vorteile: Beste UX, einfach zu bedienen, DATEV-Export
• Nachteile: Keine Projektzeiterfassung in günstigeren Paketen
• Für wen: Freelancer, die eine unkomplizierte, solide Lösung wollen

sevDesk (für Feature-Liebhaber)

• Preis: 14,90 - 59,90 €/Monat
• E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung inklusive
• Vorteile: Viele Features (Zeiterfassung, CRM, Warenwirtschaft), flexibel
• Nachteile: Etwas komplexer, Einarbeitung nötig
• Für wen: Freelancer, die mehr als nur Rechnungen brauchen (z.B. Projektverwaltung)

DATEV (nur für spezielle Fälle)

• Preis: ab 50 €/Monat
• E-Rechnung: Alle Formate
• Vorteile: Maximum an Funktionen, Steuerberater-Anbindung
• Nachteile: Teuer, komplex, Overkill für normale Freelancer
• Für wen: Nur wenn dein Steuerberater DATEV nutzt und die Integration zwingend braucht

Rechnungsradar (für Automatisierung)

• Preis: ab 9 €/Monat
• E-Rechnung: Automatische Erkennung und Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen. Rechnungserstellung im ZUGFeRD-Format ab 2026 geplant (Feature noch in Arbeit)
• Vorteile: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch aus E-Mails extrahiert und verarbeitet, direkter Lexware Office-Import
• Nachteile: Aktuell noch keine eigene Rechnungserstellung (kommt 2026)
• Für wen: Ergänzung zu Lexware Office/sevDesk für die Automatisierung von eingehenden Rechnungen. Perfekt, wenn du viele Rechnungen erhältst

Schritt 3: Erstelle deine erste E-Rechnung

Am Beispiel von Lexware Office (bei sevDesk sehr ähnlich):

1. Öffne die Rechnungserstellung wie gewohnt
2. Gehe in die Einstellungen → Rechnungen → E-Rechnung aktivieren
3. Wähle ZUGFeRD als Format (meist Standard)
4. Erstelle eine normale Rechnung – alle Felder wie gewohnt ausfüllen
5. Beim Speichern wird automatisch ein ZUGFeRD-PDF erstellt

Das war's. Die Datei sieht aus wie deine normale PDF-Rechnung, enthält aber die strukturierten XML-Daten.

Wichtig: Teste deine erste E-Rechnung! Schicke sie an einen Kunden, der bereits E-Rechnungen verarbeiten kann, oder nutze Online-Validatoren wie die kostenlose ZUGFeRD-Validierung von Konik.

Schritt 4: Archivierung sicherstellen

E-Rechnungen müssen wie alle Rechnungen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. "Revisionssicher" bedeutet: Die Datei darf nicht nachträglich verändert werden können.

In der Praxis: Die meisten Cloud-Buchhaltungstools (Lexware Office, sevDesk) archivieren automatisch revisionssicher. Du musst nichts extra tun.

Falls du lokale Backups machst: Sichere die ZUGFeRD-PDFs wie deine normalen Rechnungen. Wichtig: Ändere die Datei nicht mehr nach der Erstellung!

Häufige Probleme und wie du sie löst

Aus der Praxis weiß ich: Bei jeder Umstellung gibt es Stolpersteine. Hier sind die häufigsten Probleme und ihre Lösungen.

Problem 1: Kunde kann E-Rechnung nicht verarbeiten

Situation: Du schickst eine ZUGFeRD-Rechnung, der Kunde antwortet: "Kann ich nicht öffnen" oder "Unsere Software erkennt das nicht".

Lösung:

• Erkläre, dass er die Datei als normales PDF öffnen kann (z.B. mit Adobe Reader)
• Falls sein Buchhaltungssystem die XML-Daten nicht auslesen kann, nutze die Übergangsfrist und schicke noch ein klassisches PDF (aber weise darauf hin, dass er bis 2025/2026 upgraden muss)
• Biete an, XRechnung statt ZUGFeRD zu nutzen, falls sein System das besser kann

Problem 2: Rechnung wird als fehlerhaft abgelehnt

Situation: Du erhältst eine Fehlermeldung vom Buchhaltungssystem deines Kunden.

Typische Fehler und Lösungen:

• Fehlende Pflichtangaben: Prüfe, ob Leitweg-ID (bei Behörden), Steuernummer, IBAN vollständig sind
• Falsche USt-ID: Validiere deine USt-ID-Nummer (online möglich auf der EU-Webseite)
• Falsches Format: Manche Systeme akzeptieren nur XRechnung – frage nach
• Datei beschädigt: Erstelle die Rechnung neu (manchmal gibt es Bugs in der Software)

Problem 3: Du erhältst E-Rechnungen und kannst sie nicht verarbeiten

Situation: Ein Lieferant schickt dir eine XRechnung, und deine Software kann sie nicht lesen.

Lösung:

• Kurzfristig: Bitte den Lieferanten um ZUGFeRD (leichter zu handhaben) oder um zusätzliches PDF
• Mittelfristig: Update deine Buchhaltungssoftware oder nutze ein Tool wie Rechnungsradar, das automatisch E-Rechnungen aus E-Mails extrahiert und verarbeitet
• Notlösung: Online-Validatoren können XRechnung in ein lesbares Format konvertieren

Problem 4: Unterschiedliche Formate für verschiedene Kunden

Situation: Kunde A will ZUGFeRD, Kunde B will XRechnung, Kunde C akzeptiert noch PDF.

Lösung:

• Nutze Software, die mehrere Formate unterstützt (sevDesk kann beides)
• Speichere in deinem CRM/Kontaktverwaltung, welcher Kunde welches Format braucht
• Automatisiere: Viele Tools können basierend auf Kundeneinstellungen das richtige Format wählen

Problem 5: Dein Steuerberater kennt sich nicht aus

Situation: Dein Steuerberater sagt: "Was ist eine E-Rechnung? Schick mir einfach PDFs wie immer."

Lösung:

• ZUGFeRD-PDFs kannst du deinem Steuerberater wie normale PDFs schicken – er kann sie öffnen
• Falls er die strukturierten Daten nutzen will, sollte er sich mit E-Rechnungen vertraut machen (das ist sein Job)
• DATEV-Schnittstellen unterstützen E-Rechnungen – wenn dein Steuerberater DATEV nutzt, sollte es keine Probleme geben
• Falls dein Steuerberater wirklich blockiert: Zeit für einen moderneren Steuerberater

Dein Aktionsplan: So stellst du um

Die gute Nachricht: Das ist einfacher als du denkst. ZUGFeRD ist rückwärtskompatibel – deine Kunden können die Rechnung als normales PDF öffnen, auch wenn sie die E-Rechnung-Funktion noch nicht nutzen. Du musst also nicht für jeden Kunden unterschiedliche Rechnungen erstellen.

Deine 3 Schritte:

1. Software prüfen

Nutzt deine Rechnungssoftware bereits ZUGFeRD?

• Lexware Office/sevDesk: Ja → In den Einstellungen aktivieren
• Excel/Word: Nein → Wechsel zu Lexware Office oder sevDesk (ca. 15-30 €/Monat)
• Andere Software: Beim Anbieter nachfragen oder wechseln

2. ZUGFeRD aktivieren (10 Minuten)

In Lexware Office oder sevDesk:

• Einstellungen → Rechnungen → E-Rechnung aktivieren
• ZUGFeRD als Format wählen
• Fertig

3. Einfach verschicken

Ab jetzt: Alle B2B-Rechnungen als ZUGFeRD verschicken.

Keine Rückfragen nötig. Deine Kunden können die Rechnung als PDF öffnen (sieht aus wie immer) und wenn sie E-Rechnungen automatisch verarbeiten wollen, funktioniert das auch. Du bist rechtlich auf der sicheren Seite und musst nicht für jeden Kunden ein anderes Format verwenden.

Häufige Fragen

"Meine Kunden sind kleine Unternehmen, die haben noch nicht mal eine richtige Buchhaltung. Muss ich trotzdem E-Rechnungen verschicken?"

Gesetzlich gibt es eine Übergangsfrist bis 2028. Aber: Verschicke trotzdem einfach ZUGFeRD. Deine Kunden können die Rechnung als normales PDF öffnen – ZUGFeRD muss vom Empfänger nicht speziell unterstützt werden. Sie sehen eine normale Rechnung, du bist rechtlich sicher.

"Ich bin Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Gilt das auch für mich?"

Ja. Die E-Rechnung-Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer, die keine USt ausweisen. Du musst E-Rechnungen empfangen können (ab 2025) und versenden (ab 2028, Übergangsfrist bis 2026).

"Kostet mich das E-Rechnung-Thema extra?"

Kommt drauf an. Wenn deine aktuelle Software es schon kann: nein. Wenn du auf Lexware Office oder sevDesk umsteigen musst: ja, ca. 15-30 €/Monat. Aber das spart dir Zeit in der Buchhaltung, die das Geld wert ist.

"Was passiert, wenn ich einfach weiter PDFs verschicke?"

Kurzfristig (2025-2027): Deine Kunden können die Rechnungen ablehnen, vor allem wenn sie ihre Buchhaltung automatisiert haben. Das verzögert deine Zahlung.

Langfristig (ab 2028): Du verstößt gegen das Gesetz. Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß, was steuerrechtliche Konsequenzen haben kann. Und deine Kunden werden sie definitiv nicht akzeptieren.

Fazit: Mach's einfach

Die E-Rechnung-Pflicht klingt nach viel Bürokratie, aber in der Praxis ist sie weniger schlimm als befürchtet. Die wichtigsten Punkte:

1. Empfangen musst du ab sofort – sorge dafür, dass deine Software E-Rechnungen verarbeiten kann
2. Versenden hast du Zeit – bis 2026/2027 kannst du noch PDFs schicken (unter Umständen)
3. Aber: Viele Kunden wollen jetzt schon E-Rechnungen – warte nicht zu lange
4. ZUGFeRD ist die richtige Wahl für 90% der Freelancer
5. Lexware Office oder sevDesk sind gute Lösungen, je nach Bedarf

Mein Rat: Nutze das erste Halbjahr 2025, um die Umstellung entspannt anzugehen. Erstelle deine erste E-Rechnung, teste sie, sammle Erfahrung. Dann bist du vorbereitet, wenn deine Kunden ab 2026 nur noch E-Rechnungen akzeptieren.

Die E-Rechnung ist nicht dein Feind. Im Gegenteil: Wenn alle auf E-Rechnungen umgestiegen sind, wird die Buchhaltung für alle einfacher. Automatisierung bedeutet weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Zahlungen. Das ist es wert.

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