Jahresabschluss: Alle Rechnungen vom Vorjahr griffbereit

Der Steuerberater will die Unterlagen, das Finanzamt wartet, und du sitzt vor deinem E-Mail-Postfach und fragst dich: Wo sind eigentlich die ganzen Rechnungen vom letzten Jahr?

Die AWS-Rechnung, die monatlich kam. Die Zoom-Rechnung aus dem Frühjahr. Der Domain-Provider, der irgendwann im Sommer abgerechnet hat. Du weißt, dass die E-Mails da sind - irgendwo zwischen 3.000 anderen Nachrichten.

Das kennst du wahrscheinlich

Du öffnest Gmail, tippst "Rechnung" in die Suche, und bekommst 847 Ergebnisse. Davon sind 200 Newsletter mit "Rechnung" im Betreff, 150 sind von 2024, und der Rest ist ein Mix aus allem Möglichen.

Also versuchst du es mit "Invoice". Dann mit dem Namen des Anbieters. Dann mit verschiedenen Datumsfiltern. Nach einer Stunde hast du vielleicht die Hälfte zusammen - und keine Ahnung, was noch fehlt.

Das Frustrierende: Die Rechnungen sind alle da. Du hast sie bekommen, du hast sie bezahlt. Sie liegen nur verstreut in deinem Postfach, und es gibt keine einfache Möglichkeit, sie rauszufiltern.

Bis jetzt.

Die schnelle Lösung: Lass dein Postfach automatisch durchsuchen

Rechnungsradar kann dein E-Mail-Postfach scannen und alle Rechnungen automatisch erkennen - auch nachträglich für das komplette Vorjahr.

So funktioniert's:

1. Du verbindest dein E-Mail-Konto (Gmail, Outlook, etc.)
2. Rechnungsradar durchsucht automatisch alle E-Mails
3. Die KI erkennt Rechnungen - egal ob als PDF-Anhang oder direkt in der E-Mail
4. Du bekommst alle Belege übersichtlich sortiert in einem Dashboard

Das dauert keine Stunde manuelles Suchen, sondern läuft im Hintergrund. Du kannst nach Datum filtern, nach Anbieter suchen, oder einfach alles vom letzten Jahr exportieren.

Und für die Zukunft: Neue Rechnungen werden automatisch erkannt, sobald sie reinkommen. Nächstes Jahr sitzt du nicht wieder vor dem gleichen Problem.

Welche Rechnungen werden oft vergessen?

Die großen Posten hast du wahrscheinlich im Kopf. Aber es sind die kleinen, regelmäßigen Abbuchungen, die gerne durchrutschen:

• Cloud-Dienste: AWS, Google Cloud, Hetzner, DigitalOcean
• Software-Abos: Adobe, JetBrains, Figma, Notion
• Kommunikation: Zoom, Slack, Microsoft 365
• Infrastruktur: Domain-Registrare, SSL-Zertifikate, E-Mail-Dienste
• Kleinbeträge: Stockfotos, App-Store-Käufe, PayPal-Gebühren

Diese Anbieter schicken ihre Rechnungen oft nur per E-Mail - kein Brief, kein Portal-Hinweis. Wenn du sie nicht aktiv raussuchst, vergisst du sie.

Und jede vergessene Rechnung ist eine Betriebsausgabe, die du nicht absetzen kannst.

Häufige Fragen

Kann ich Rechnungsradar auch jetzt noch für das Vorjahr nutzen?

Ja. Rechnungsradar durchsucht dein Postfach rückwirkend. Du verbindest dein E-Mail-Konto, und die KI findet alle Rechnungen - auch die von vor 12 Monaten.

Was, wenn eine Rechnung wirklich fehlt?

Wenn du eine Zahlung auf dem Kontoauszug siehst, aber keine Rechnung dazu findest: Die meisten Anbieter haben ein Kundenportal, wo du alle Rechnungen herunterladen kannst. Das ist schneller als den Support anzuschreiben.

Reicht es, die Rechnungen digital zu haben?

Ja. Digitale Belege sind genauso gültig wie Papier - solange du sie nicht nachträglich veränderst und sie während der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) lesbar bleiben. Moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch.

Was passiert mit meinen Rechnungen, wenn ich Rechnungsradar nutze?

Rechnungsradar liest nur deine E-Mails, um Rechnungen zu finden. Die Original-E-Mails bleiben in deinem Postfach. Die erkannten Rechnungen werden in deinem Dashboard gespeichert und können direkt zu Lexware Office übertragen werden.

Fazit

Du kannst einen Tag damit verbringen, manuell durch E-Mails zu scrollen. Oder du lässt ein Tool die Arbeit machen, das genau dafür gebaut wurde.

Rechnungsradar findet alle Rechnungen in deinem Postfach - auch nachträglich fürs komplette Vorjahr. In einer halben Stunde hast du alle Belege zusammen, sortiert und bereit für den Steuerberater.