E-Mail mit Lexware Office verbinden
Gmail, GMX, Web.de oder ein IMAP-Postfach mit Lexware Office verbinden und Rechnungen automatisch erkennen und übertragen.
Lexoffice heißt heute Lexware Office. Beide Namen bezeichnen dasselbe Produkt; im weiteren Text verwenden wir den aktuellen Namen.
Kurzantwort
Rechnungsradar verbindet dein E-Mail-Postfach mit Lexware Office. Es erkennt eingehende Rechnungen in Anhängen und im E-Mail-Text und überträgt die Belege automatisch an die Buchhaltung.
Warum eine zusätzliche Verbindung nötig ist
Lexware Office durchsucht keine E-Mail-Postfächer nach neuen Rechnungen. Ohne zusätzliche Integration musst du Belege im Postfach suchen, herunterladen und anschließend manuell hochladen.
Einfache Weiterleitungsregeln lösen nur einen Teil des Problems. Rechnungen kommen von wechselnden Absendern, tragen uneinheitliche Betreffzeilen und haben Anhänge mit Namen wie document.pdf oder download.pdf. Manche Rechnungen stehen direkt im E-Mail-Text.
Rechnungsradar prüft deshalb Inhalt und Anhänge der verbundenen Postfächer. Erkannte Belege werden über die Public API an Lexware Office übertragen.
Welche Postfächer lassen sich verbinden?
- Gmail und Google Workspace: direkte Verbindung über OAuth2, ohne das Gmail-Passwort an Rechnungsradar zu übermitteln
- GMX, Web.de, T-Online und 1&1: Verbindung über vorbereitete IMAP-Einstellungen
- Weitere Anbieter: Verbindung über eigene IMAP-Daten wie Server, Port und Zugangsdaten
Bei IMAP-Verbindungen greift Rechnungsradar verschlüsselt auf das Postfach zu. Je nach Anbieter und Sicherheitseinstellungen verwendest du dafür dein reguläres Passwort oder ein App-Passwort.
Detaillierte Anleitungen:
E-Mail und Lexware Office verbinden
1. Lexware Office API-Schlüssel erstellen
- Lexware Office Public API öffnen
- Einen neuen API-Schlüssel erstellen
- Einen Namen wie "Rechnungsradar" vergeben
- Den Schlüssel kopieren; er wird nur einmal vollständig angezeigt
- Den Schlüssel in Rechnungsradar unter Integrationen hinterlegen
Für den API-Zugriff wird der Lexware Office XL-Tarif benötigt.
2. E-Mail-Konto hinzufügen
Unter Integrationen wählst du "E-Mail-Konto hinzufügen" und anschließend deinen Anbieter:
- Bei Gmail führt Rechnungsradar durch den Google-OAuth-Dialog.
- Bei den vorbereiteten IMAP-Anbietern sind Server und Port bereits hinterlegt.
- Bei einem anderen Anbieter trägst du die IMAP-Daten selbst ein.
Du kannst mehrere Postfächer verbinden. Die Zahl der gleichzeitig aktiven E-Mail-Verbindungen richtet sich nach deinem Rechnungsradar-Tarif.
3. Rückwirkenden Scan festlegen
Beim Verbinden legst du fest, ob Rechnungsradar auch ältere Nachrichten prüfen soll. Zur Auswahl stehen unter anderem die letzte Woche, der letzte Monat, das letzte Quartal, alle vorhandenen Nachrichten oder ein eigenes Startdatum.
Die ersten Rechnungen werden meist nach wenigen Minuten erkannt. Ein vollständiger erster Scan kann bei großen oder lange genutzten Postfächern deutlich länger dauern und läuft im Hintergrund weiter. Neue Nachrichten werden währenddessen kontinuierlich verarbeitet.
4. Automatische Übertragung konfigurieren
In der Lexware-Office-Integration wählst du aus, welche Dokumenttypen automatisch übertragen werden sollen:
- Rechnungen
- Mahnungen
- Zahlungsbelege
Erkannte Belege erscheinen in Lexware Office im Bereich "Zu prüfen". Dort kannst du die übernommenen Daten kontrollieren und den Beleg anschließend verbuchen.
Welche Rechnungen erkennt Rechnungsradar?
Rechnungsradar verarbeitet:
- PDF-Rechnungen im Anhang
- Rechnungen direkt im E-Mail-Text
- strukturierte E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat
- relevante Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und IBAN
Bei gültigen strukturierten E-Rechnungen liest Rechnungsradar die im XML enthaltenen Felder deterministisch aus. Für diese strukturierten Daten gilt eine Genauigkeit von 100 %. Bei gewöhnlichen PDFs und E-Mail-Texten erfolgt die Erkennung mit KI.
Wann reichen Weiterleitungsregeln oder andere Dienste?
Eine feste E-Mail-Regel kann ausreichen, wenn Rechnungen immer von denselben Absendern und mit vorhersehbaren Betreffzeilen kommen. Bei wechselnden Lieferanten, unklar benannten Anhängen oder Rechnungen im E-Mail-Text werden solche Regeln schnell unübersichtlich.
Dienste wie GetMyInvoices decken zusätzlich Lieferantenportale ab. Rechnungsradar konzentriert sich auf Rechnungen, die per E-Mail eingehen. Einen ausführlicheren Vergleich findest du unter Rechnungsradar vs. GetMyInvoices.
Datenschutz und Sicherheit
Der Zugriff auf E-Mail-Postfächer ist lesend. Rechnungsradar kann Nachrichten weder verändern noch verschieben oder löschen. IMAP-Verbindungen sind TLS-verschlüsselt; bei Gmail wird das Passwort nicht an Rechnungsradar übermittelt.
Zur Erkennung können Inhalte und Anhänge verarbeitet werden. Rechnungsradar betreibt seine Infrastruktur in Deutschland und nutzt dafür den französischen KI-Anbieter Mistral AI. Nicht erkannte Nachrichten werden nicht an Lexware Office übertragen. Weitere Informationen zur Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.
Rechnungen aus E-Mails automatisch übertragen
Häufige Fragen
Welche E-Mail-Anbieter werden unterstützt?
Gmail und Google Workspace werden über OAuth2 verbunden. Für GMX, Web.de, T-Online und 1&1 sind die IMAP-Daten bereits hinterlegt. Weitere Anbieter lassen sich über einen eigenen IMAP-Zugang verbinden.
Kann ich mehrere E-Mail-Konten verbinden?
Ja. Wie viele E-Mail-Konten gleichzeitig aktiv sein können, hängt vom gewählten Rechnungsradar-Tarif ab.
Brauche ich den Lexware Office XL-Tarif?
Ja. Für die automatische Übertragung wird die Public API benötigt, die im Lexware Office XL-Tarif verfügbar ist.
Wie lange dauert der erste Scan?
Die ersten Rechnungen werden meist nach wenigen Minuten erkannt. Je nach Größe und Inhalt des Postfachs kann der vollständige erste Scan deutlich länger dauern. Die Verarbeitung läuft währenddessen kontinuierlich im Hintergrund weiter.
Was passiert mit privaten E-Mails?
Rechnungsradar greift lesend auf das Postfach zu. Zur Rechnungserkennung können Inhalte und Anhänge verarbeitet werden, auch durch Mistral AI. E-Mails werden weder verändert noch gelöscht; nicht erkannte Nachrichten werden nicht an die Buchhaltung übertragen. Weitere Informationen stehen in der Datenschutzerklärung.
Über Hannes Diedrichsen
Gründer von Rechnungsradar. Hilft Freelancern und Selbstständigen, ihre Buchhaltung zu automatisieren und Zeit zu sparen.
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