Emails automatisch zu Lexware Office hochladen

Das Problem: Lexware Office hat keine Email-Integration

Stell dir vor: Es ist Montagmorgen, dein Steuerberater will die Belege vom letzten Quartal. Du öffnest dein Gmail, suchst nach "Rechnung". 400 Ergebnisse. Du wechselst zu Outlook, suchst dort weiter. Dann fällt dir ein, dass manche Rechnungen auch an dein GMX-Konto gehen.

Drei Stunden später hast du die meisten Rechnungen zusammen. "Die meisten", weil du nicht sicher bist, ob du alle gefunden hast.

Das ist der Alltag vieler Freelancer. Lexware Office bietet keine Möglichkeit, Rechnungen automatisch aus dem Email-Postfach zu importieren. Jede Rechnung muss manuell heruntergeladen und hochgeladen werden.

Bei 20 Rechnungen pro Monat à 3 Minuten manuellem Aufwand sind das 60 Minuten jeden Monat, nur fürs Hochladen. Dazu kommen die Rechnungen, die du vergisst (und damit als Betriebsausgabe verlierst).

Die Lösung: Rechnungsradar verbindet Email mit Lexware Office

Rechnungsradar scannt deine Email-Postfächer automatisch nach Rechnungen und lädt sie zu Lexware Office hoch:

• Automatische Erkennung von Rechnungen in Anhängen und Email-Texten
• Mehrere Postfächer gleichzeitig überwachen
• Kontinuierliche Synchronisation im Hintergrund
• Rückwirkender Scan für Rechnungen aus der Vergangenheit

Welcher E-Mail-Anbieter, welche Verbindung?

Je nach Provider unterscheidet sich der Setup minimal. Hier die Übersicht:

Unterstützte Email-Provider im Detail

Gmail / Google Workspace

Gmail lässt sich besonders einfach verbinden: mit nur einem Klick über OAuth. Kein Passwort nötig, höchste Sicherheit. Das gilt für private Gmail-Konten und Google Workspace (ehemals G Suite) gleichermaßen.

Zur detaillierten Gmail-Anleitung

Outlook / Microsoft 365

Outlook wird über IMAP verbunden. Du musst in den Outlook-Einstellungen IMAP aktivieren und die Zugangsdaten in Rechnungsradar eingeben. Funktioniert mit Outlook.com, Microsoft 365 und Outlook Desktop.

Zur detaillierten Outlook-Anleitung

GMX / Web.de

GMX und Web.de gehören zum gleichen Konzern (1&1) und funktionieren identisch. Die Verbindung läuft über ein App-Passwort, das du in den Sicherheitseinstellungen erstellst.

Zur detaillierten GMX/Web.de-Anleitung

Andere IMAP-Provider

Jeder Email-Provider mit IMAP-Unterstützung kann verbunden werden: Posteo, Mailbox.org, 1&1, Strato, eigene Mail-Server und viele mehr. Du brauchst nur IMAP-Server, Port, Benutzername und Passwort.

Zur detaillierten IMAP-Anleitung

Rechnungsradar vs. Alternativen

Kurzer Überblick, wie sich Rechnungsradar von anderen Lösungen unterscheidet:

Rechnungsradar ist die beste Wahl, wenn deine Rechnungen per E-Mail kommen. GetMyInvoices hat die Nase vorn, wenn du viele Rechnungen aus Lieferanten-Portalen (AWS, Telekom, etc.) brauchst.

Detaillierter Vergleich: Rechnungsradar vs. GetMyInvoices

So funktioniert die Einrichtung

1. Registrieren bei Rechnungsradar
2. Lexware Office verbinden: API-Schlüssel in der Lexware Office Public API erstellen und in Rechnungsradar hinterlegen
3. Email verbinden unter Integrationen. Der Scan startet automatisch
4. Belege prüfen: Erkannte Rechnungen erscheinen in Lexware Office unter Zu prüfen

Voraussetzung: Der automatische Upload zu Lexware Office benötigt den XL-Tarif (für die API-Schnittstelle).

Datenschutz und Sicherheit

• DSGVO-konform: Alle Daten auf deutschen Servern
• Nur Lesezugriff: E-Mails werden nicht verändert oder gelöscht
• Verschlüsselt: TLS 1.3 für alle Verbindungen
• OAuth2 bei Gmail: Kein Passwort wird geteilt

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar kostenlos testen
2. Gmail-Anleitung · Outlook-Anleitung · GMX-Anleitung · IMAP-Anleitung

Weitere Ratgeber:

• E-Rechnung ab 2025: Was Freelancer wissen müssen
• 4 Zeitfresser in Lexware Office eliminieren
• Rechnungsradar vs. GetMyInvoices
• Die 5 besten Tools für Belegerfassung in Lexoffice