GMX, Web.de und T-Online mit lexoffice verbinden

Lexoffice heißt heute Lexware Office. Beide Namen meinen dasselbe Produkt.

Für welche Postfächer diese Anleitung gilt

Gmail und Microsoft haben eigene Wege über die Anmeldung beim Anbieter. Für alles andere gilt diese Anleitung: GMX, Web.de, T-Online, 1&1, Posteo, Mailbox.org, Strato, ein Postfach bei deinem Webhoster oder ein eigener Mail-Server.

Für vier Anbieter sind Server und Port bereits hinterlegt, du wählst nur die Kachel:

• GMX
• Web.de
• T-Online
• 1&1

Alle übrigen laufen über "Anderer Anbieter", wo du Server und Port selbst einträgst. Die Werte für die gängigsten stehen weiter unten in der Tabelle.

Postfach und Buchhaltung verbinden

Schritt 1: Zugang zu Lexware Office anlegen

Der Weg für die Belege muss stehen, bevor welche ankommen. In der Lexware Office Public API legst du einen API-Schlüssel an, benennst ihn und kopierst ihn direkt; ein zweites Mal bekommst du ihn nicht vollständig zu sehen. In Rechnungsradar trägst du ihn unter Integrationen ein.

Das setzt den Lexware Office XL-Tarif voraus, in den kleineren Tarifen fehlt die Public API.

Schritt 2: App-Passwort erstellen

GMX, Web.de und T-Online lassen den Zugriff durch andere Programme nur mit einem eigens dafür erzeugten Passwort zu. Dein normales Passwort funktioniert dafür nicht.

Bei GMX und Web.de führt je ein Link direkt hin, du musst dich nur anmelden:

• GMX: account.gmx.net/security/app-passwords
• Web.de: account.web.de/security/app-passwords

Dort legst du ein App-Passwort an und gibst ihm einen Namen. Wer den Weg über das Menü sucht: Einstellungen über das Zahnrad, dann "Sicherheit", dann "App-Passwörter".

Bei T-Online heißt dasselbe "Passwort für E-Mail-Programme" und liegt im Telekom Kundencenter unter deinen E-Mail-Einstellungen.

Kopiere das Passwort sofort, es wird nur einmal angezeigt. Löschen kannst du es jederzeit wieder, dann endet der Zugriff.

Schritt 3: Zugang eintragen

Lege unter Integrationen ein neues E-Mail-Konto an und greife zur Kachel deines Anbieters, oder zu "Anderer Anbieter", falls er nicht dabei ist.

Dann trägst du deine Adresse und das eben erzeugte App-Passwort ein und drückst auf "Verbinden". Server und Port stehen bereits unter "Erweiterte Einstellungen"; ansehen kannst du sie dort, ändern musst du nichts.

Der Verbindungstest ist dabei eine Auskunft und keine Schranke. Scheitert er, steht der Grund darüber und der Knopf heißt beim zweiten Druck "Trotzdem verbinden". Das ist Absicht: ein Server, der gerade nicht antwortet, sieht von außen genauso aus wie ein falsches Passwort, und daran soll niemand hängenbleiben.

Schritt 4: Ordner und Rückblick wählen

Zuletzt fragt Rechnungsradar, welche Ordner es lesen soll und bis wie weit zurück. Bei GMX und Web.de tragen die Ordner die Namen, die du im Webmailer vergeben hast. Liegt dort ein Ordner "Rechnungen", nimm ihn zum Posteingang dazu.

Für den Rückblick stehen letzte Woche, letzter Monat, letzte drei Monate, das gesamte Postfach und ein eigenes Startdatum bereit. Weiter zurück heißt mehr verbrauchtes Dokumentkontingent, deshalb ist keine der Optionen vorausgewählt.

Ab hier läuft es von selbst, und die Belege tauchen in Lexware Office zur Prüfung auf.

IMAP-Daten weiterer Anbieter

Diese Werte trägst du unter "Anderer Anbieter" ein. Der Port ist praktisch immer 993, und der Benutzername ist bei fast allen die vollständige E-Mail-Adresse.

Steht dein Anbieter nicht dabei, suche in dessen Einstellungen nach "IMAP", "E-Mail-Programme" oder "Drittanbieter-Apps". Bei einem eigenen Server findest du die Adresse in Plesk unter Mail, in cPanel unter "Set Up Mail Client", und bei den meisten Hostern lautet sie mail.deine-domain.de.

Proton Mail

Proton bietet IMAP nur über die Bridge-App an, und die muss auf demselben Rechner laufen wie das zugreifende Programm. Für einen Dienst wie Rechnungsradar geht das nicht. Der Ausweg ist eine Weiterleitung der Rechnungs-Mails an ein Postfach mit IMAP.

Wenn die Verbindung nicht zustande kommt

Rechnungsradar nennt dir den Grund, den der Server gemeldet hat. Die drei häufigsten:

Abgelehnte Zugangsdaten heißt fast immer, dass das normale Passwort statt des App-Passworts eingetragen wurde. Bei manchen GMX-Konten muss IMAP außerdem erst freigeschaltet werden, unter Einstellungen, E-Mail, IMAP/POP3.

Keine Antwort vom Server deutet auf eine Firewall oder ein VPN hin, das Port 993 blockiert.

"Zu viele Verbindungen" kommt bei GMX vor, das gleichzeitige Zugriffe begrenzt. Schließe E-Mail-Programme, die dasselbe Konto offen halten.

Wie sicher ein App-Passwort ist

Das App-Passwort ist ein zweiter Schlüssel neben deinem eigentlichen Passwort, und er taugt nur für den Postfachzugriff. Er lässt sich einzeln zurückziehen, ohne dass du dein Hauptpasswort ändern musst, und er hilft niemandem beim Login in die Weboberfläche deines Anbieters.

Bei Rechnungsradar liegt er verschlüsselt, die IMAP-Verbindung läuft über SSL/TLS, und der Zugriff ist lesend. Wie die Belege danach verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung.

Bei mehreren Domains oder Adressen verbindest du jedes Konto einzeln; die Belege landen in derselben Übersicht.

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Rechnungen aus dem Postfach automatisch übertragen

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2. Postfach verbinden

Bei Gmail und bei Outlook oder Microsoft 365 brauchst du übrigens kein App-Passwort, dort läuft die Anmeldung über den Anbieter selbst.