GMX/Web.de-Rechnungen automatisch zu Lexoffice hochladen

Das Problem: GMX/Web.de und Lexware Office haben keine Verbindung

GMX und Web.de sind mit über 30 Millionen Nutzern die beliebtesten deutschen E-Mail-Provider. Viele Freelancer nutzen sie für geschäftliche Korrespondenz, und damit auch für den Empfang von Rechnungen.

Aber Lexware Office hat keine Integration für GMX oder Web.de. Jede Rechnung muss manuell aus dem Postfach gefischt und hochgeladen werden.

Die Lösung: App-Passwort + Rechnungsradar

Die Verbindung von GMX/Web.de mit Lexware Office läuft über ein App-Passwort und IMAP. Der Prozess ist in 5 Minuten erledigt.

Das Prinzip:

1. Du erstellst ein App-Passwort in den GMX-Sicherheitseinstellungen
2. Rechnungsradar verbindet sich damit über IMAP mit deinem Postfach
3. Rechnungen werden automatisch erkannt und zu Lexware Office hochgeladen

Schritt-für-Schritt: GMX mit Lexware Office verbinden

Schritt 1: Lexware Office API-Schlüssel erstellen

1. Lexware Office Public API öffnen
2. "Neuen API-Schlüssel erstellen" auswählen
3. Dem Schlüssel einen Namen geben (z.B. "Rechnungsradar")
4. API-Schlüssel kopieren (wird nur einmal angezeigt)
5. In Rechnungsradar unter Integrationen hinterlegen

Voraussetzung: Der API-Zugriff ist ausschließlich im Lexware Office XL-Tarif verfügbar.

Schritt 2: App-Passwort in GMX erstellen

GMX erlaubt keinen IMAP-Zugriff mit dem normalen Passwort. Du brauchst ein App-Passwort:

Für GMX:

1. Bei gmx.net einloggen
2. Einstellungen (Zahnrad-Symbol) öffnen
3. "Sicherheit" → "App-Passwörter" auswählen
4. "App-Passwort erstellen" klicken
5. Einen Namen vergeben (z.B. "Rechnungsradar")
6. Das generierte Passwort kopieren

Für Web.de:

1. Bei web.de einloggen
2. Einstellungen → "Sicherheit" → "App-Passwörter"
3. Gleicher Prozess wie bei GMX

Tipp: Kopiere das App-Passwort sofort. Es wird nur einmal angezeigt.

Schritt 3: GMX-Konto in Rechnungsradar verbinden

1. In Rechnungsradar unter Integrationen auf "Neuer Mail-Zugang" klicken
2. "IMAP" als Verbindungsmethode auswählen
3. IMAP-Daten eingeben:
   • Server: imap.gmx.net (für GMX) oder imap.web.de (für Web.de)
   • Port: 993
   • Benutzername: Deine vollständige E-Mail-Adresse
   • Passwort: Das erstellte App-Passwort
4. Verbindung testen und speichern

Schritt 4: Automatisierung konfigurieren

In den Lexware Office-Einstellungen festlegen, welche Dokumenttypen automatisch hochgeladen werden:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Zahlungsbelege

Der Scan startet sofort nach der Einrichtung. Erkannte Rechnungen erscheinen in Lexware Office unter "zu prüfen".

GMX vs. Gmail vs. Outlook: Welcher Setup ist einfacher?

Der einzige Unterschied ist der Setup: Die App-Passwort-Erstellung bei GMX dauert 2 Minuten. Danach funktioniert alles identisch.

Häufige IMAP-Probleme bei GMX/Web.de

"Anmeldung fehlgeschlagen"

• Hast du das App-Passwort (nicht dein normales Passwort) verwendet?
• Prüfe, ob IMAP in den GMX-Einstellungen unter "E-Mail" → "IMAP/POP3" aktiviert ist

"IMAP nicht verfügbar"

• Bei manchen GMX-Free-Konten muss IMAP erst aktiviert werden
• Einstellungen → E-Mail → IMAP/POP3 → IMAP aktivieren

"Zu viele Verbindungen"

• GMX erlaubt maximal 15 gleichzeitige IMAP-Verbindungen
• Schließe andere E-Mail-Programme, die dein GMX-Konto nutzen

Datenschutz und Sicherheit

• DSGVO-konform: Alle Daten auf deutschen Servern
• Nur Lesezugriff: E-Mails werden nicht verändert oder gelöscht
• App-Passwort: Dein reguläres Passwort bleibt geschützt
• Widerrufbar: Das App-Passwort kann jederzeit in den GMX-Einstellungen gelöscht werden

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Nächste Schritte

1. Rechnungsradar kostenlos testen
2. GMX-Integration einrichten

Weitere Ratgeber:

• Alle Email-Provider mit Lexware Office verbinden
• Gmail-Rechnungen automatisch hochladen
• Outlook-Rechnungen automatisch hochladen