Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Das Bundesfinanzministerium sagt ausdrücklich, dass ein E-Mail-Postfach für den Empfang genügt. Um die Rechnung zu prüfen und zu buchen, brauchst du aber ein Programm, das die XML-Daten lesbar anzeigt, zum Beispiel deine Buchhaltungssoftware.

Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Gilt das auch für mich?

Teilweise. Empfangen können musst du E-Rechnungen wie alle anderen Unternehmer. Ausstellen musst du sie nicht, diese Ausnahme gilt dauerhaft (§ 34a UStDV). Freiwillig darfst du E-Rechnungen verschicken.

Bis wann darf ich noch PDF-Rechnungen an Firmenkunden schicken?

Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder, wenn der Kunde zustimmt, PDF-Rechnungen ausstellen. 2027 gilt das nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen an inländische Firmenkunden E-Rechnungen sein.

Ist ein ZUGFeRD-PDF immer eine E-Rechnung?

Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und zählen nicht als E-Rechnung. Ab dem Profil BASIC und bei XRechnung ist die Rechnung eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Muss ich die XML-Datei aufbewahren?

Ja. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Das PDF allein reicht nicht. Die Bilddatei eines ZUGFeRD-PDFs musst du nur zusätzlich aufheben, wenn sie steuerlich wichtige Angaben enthält, die im XML fehlen.

Was passiert, wenn ich nach Ablauf der Frist weiter PDFs schicke?

Dann ist deine Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung für einen Firmenkunden in Deutschland. Dein Kunde riskiert damit seinen Vorsteuerabzug und wird eine E-Rechnung verlangen.

E-Rechnung für Freelancer: Pflichten und Fristen bis 2028

Du verschickst deine Rechnungen seit Jahren als PDF per E-Mail. Für das Gesetz ist das trotzdem keine E-Rechnung. Seit 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland neue Regeln, und sie kommen in drei Stufen.

Kurz gesagt: E-Rechnungen empfangen können musst du schon heute, dafür reicht dein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du sie spätestens ab dem 1. Januar 2028, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen als Daten in der Datei, nicht nur als Text auf einer Seite. Ein Buchhaltungsprogramm kann sie deshalb ohne Texterkennung übernehmen.

Ein normales PDF ist nach dem Gesetz eine „sonstige Rechnung“, egal wie es erzeugt wurde. In Deutschland zählen vor allem zwei Formate:

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm siehst du nur Code. Behörden verlangen sie.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du und dein Kunde könnt es wie jedes PDF öffnen, die Buchhaltung liest die Daten. Factur-X ist technisch dasselbe Format unter französischem Namen.

Nicht jedes ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung: Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben. Erst ab dem Profil BASIC zählt es.

Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gilt das XML.

Die Fristen

Ab wann	Was gilt
1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
bis 31. Dezember 2026	Alle dürfen noch Papierrechnungen ausstellen, oder PDF-Rechnungen, wenn der Kunde zustimmt.
bis 31. Dezember 2027	Das gilt nur noch bei höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr. EDI-Verfahren bleiben für alle erlaubt.
ab 1. Januar 2028	Rechnungen an inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen sein.

Für die Grenze von 800.000 Euro im Jahr 2027 zählt dein Umsatz aus 2026. Die meisten Freelancer liegen darunter und haben bis Ende 2027 Zeit.

Wofür keine E-Rechnung nötig ist

Rechnungen an Privatpersonen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Fahrausweise
Rechnungen an Kunden im Ausland (dort gelten deren Regeln)
Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Freiberufler haben keine eigene Regel. Als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt für dich dasselbe wie für jedes andere Unternehmen.

Empfangen: Was du schon heute brauchst

Empfangen heißt nicht, dass du sofort eine neue Software kaufen musst. Das Bundesfinanzministerium sagt ausdrücklich: Ein E-Mail-Postfach genügt. Du darfst eine E-Rechnung also nicht ablehnen und ein PDF verlangen.

Schwierig wird es erst danach. Eine XRechnung ist XML, und die musst du prüfen, buchen und aufbewahren können. Dafür brauchst du ein Programm, das die Daten lesbar anzeigt. Die gängigen Buchhaltungsprogramme können das.

Aufbewahrung: Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Du bewahrst sie acht Jahre unverändert auf, wie jeden anderen Buchungsbeleg. Das PDF allein reicht nicht. Die Bildansicht eines ZUGFeRD-PDFs brauchst du nur zusätzlich, wenn darin steuerlich wichtige Angaben stehen, die im XML fehlen.

Ausstellen: Was sich für dich ändert

Du hast wahrscheinlich bis Ende 2027 Zeit. Warten musst du aber nicht, und manche Kunden fragen schon jetzt nach E-Rechnungen, weil ihre Buchhaltung dann ohne Abtippen auskommt.

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD passt für die meisten Freelancer. Dein Kunde bekommt ein PDF, das aussieht wie immer. Hat er eine Buchhaltung, die E-Rechnungen liest, übernimmt sie die Daten. Du musst dich nicht nach dem System jedes Kunden richten.

XRechnung nimmst du, wenn ein Kunde sie ausdrücklich verlangt. Das sind vor allem Behörden, die dir dann auch eine Leitweg-ID nennen.

Was deine Software können muss

E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab Profil BASIC) oder XRechnung erstellen
beim Empfang die XML-Daten anzeigen und prüfen
Rechnungen samt XML unverändert aufbewahren

Mit Word oder Excel geht das nicht. Die verbreiteten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme für Selbstständige, etwa Lexware Office, sevdesk oder die Programme von DATEV, erstellen E-Rechnungen. Welche Funktion in welchem Tarif steckt, ändert sich; prüf das auf der Preisseite des Anbieters.

Deine erste E-Rechnung

In deiner Software das E-Rechnungsformat einstellen, meist ZUGFeRD oder XRechnung.
Eine Rechnung wie gewohnt schreiben. Pflichtangaben wie Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-ID müssen vollständig sein, sonst ist die Datei ungültig.
Die Datei mit einem Validator prüfen, bevor du sie an einen großen Kunden schickst. Viele Programme prüfen selbst, sonst gibt es kostenlose Prüfdienste.
Per E-Mail verschicken. Ein besonderer Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben.

Typische Fragen aus der Praxis

„Mein Kunde kann die Datei nicht öffnen.“

Bei ZUGFeRD kann er sie wie jedes PDF öffnen. Bei XRechnung braucht er ein Programm, das XML anzeigt. Solange du noch PDFs schicken darfst und er zustimmt, kannst du das tun. Empfangen können muss er E-Rechnungen aber schon heute.

„Meine Rechnung wurde als fehlerhaft abgelehnt.“

Meist fehlt eine Pflichtangabe oder ein Feld hat das falsche Format, etwa eine USt-ID mit Leerzeichen. Ein Formatfehler macht aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung, und ab 2028 reicht die für Firmenkunden nicht mehr. Prüf die Datei mit einem Validator und stell sie neu aus.

„Mein Steuerberater will weiter PDFs.“

Ein ZUGFeRD-PDF kann er wie jedes PDF öffnen. Bei einer XRechnung braucht er die XML-Datei. Arbeitet deine Kanzlei mit DATEV, kann sie E-Rechnungen dort verarbeiten.

Eingehende E-Rechnungen automatisch weitergeben

Wenn du Rechnungen per E-Mail bekommst, sind darunter bald immer mehr E-Rechnungen. Rechnungsradar liest dein Postfach, erkennt ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen, auch als reinen XML-Anhang, und übernimmt ihre Daten direkt aus dem XML, ohne Texterkennung. Den Beleg gibt es unverändert weiter, bei E-Rechnungen samt der strukturierten Daten: an Lexware Office, BuchhaltungsButler, DATEV Unternehmen online, ADDISON oder dein Steuerbüro.

Rechnungen schreibt Rechnungsradar nicht. Dafür brauchst du weiterhin deine Rechnungssoftware.

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