XRechnung öffnen: E-Rechnungen kostenlos lesen

Warum du nur Code siehst

Eine XRechnung ist gebaut, damit ein Programm sie liest. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen als einzelne Datenfelder in der Datei, ein Seitenlayout gibt es nicht. Öffnest du sie im Browser oder im Editor, bekommst du genau diese Felder zu sehen, mit allen spitzen Klammern.

Das ist kein Fehler in der Datei. Du brauchst nur ein Programm, das aus den Feldern wieder eine Rechnung macht.

Die XRechnung gibt es in zwei Schreibweisen, UBL und CII. Für dich ist das egal, solange dein Viewer beide liest. Die gängigen tun das.

Drei Wege, eine XRechnung zu öffnen

1. Der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung stellt unter e-rechnung.elster.de einen E-Rechnungs-Viewer bereit. Er ist kostenlos, und ein ELSTER-Konto brauchst du nicht. Du lädst die XML-Datei hoch und siehst die Rechnung in lesbarer Form.

Für einzelne Rechnungen ist das der einfachste Weg. Für jede Rechnung einzeln Datei speichern, hochladen, lesen, ablegen wird bei zehn Rechnungen im Monat aber mühsam.

2. Deine Buchhaltungssoftware

Die verbreiteten Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk oder die Programme von DATEV lesen E-Rechnungen und zeigen sie lesbar an. Kommt die Rechnung dort an, musst du sie gar nicht selbst öffnen: das Programm hat die Daten schon gelesen.

Das ist der Weg, auf den es hinausläuft. Die Frage ist nur, wie die Datei aus dem Postfach in die Buchhaltung kommt.

3. Andere Online-Viewer

Es gibt viele weitere Viewer im Netz. Bevor du eine Rechnung hochlädst, schau nach, wer den Dienst betreibt und was mit der Datei passiert. Eine Rechnung enthält Namen, Adressen, Bankverbindungen und Beträge. Der Viewer der Finanzverwaltung ist deshalb die naheliegende Wahl, wenn du nur ab und zu eine Datei öffnen musst.

ZUGFeRD öffnen

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du öffnest sie in jedem PDF-Programm und siehst die Rechnung wie gewohnt. Factur-X ist dasselbe Format unter französischem Namen.

Die XML-Daten findest du in Adobe Acrobat Reader in der Seitenleiste unter den Anhängen (Büroklammer). Brauchen wirst du sie selten: deine Buchhaltung liest sie selbst.

Zwei Dinge solltest du wissen:

• Das XML gilt. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich.
• Nicht jedes ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben. Dort ist das PDF die eigentliche Rechnung.

Was du beim Öffnen prüfen solltest

Ein Viewer zeigt dir, was in der Datei steht. Ob das stimmt, prüfst du wie bei jeder anderen Rechnung:

• Stimmen Rechnungssteller und deine eigene Anschrift?
• Gibt es Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
• Sind Steuernummer oder USt-ID des Rechnungsstellers angegeben?
• Passen Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag zusammen?
• Ist die Bankverbindung die, die du von diesem Lieferanten kennst?

Den letzten Punkt nimm ernst. Eine geänderte IBAN in einer sonst echten Rechnung ist ein bekanntes Betrugsmuster, und in einer XML-Datei fällt sie noch weniger auf als in einem PDF.

Ausdrucken ist erlaubt, aufbewahren musst du das XML

Du darfst dir eine XRechnung zum Lesen ausdrucken oder als PDF speichern. Das Original bleibt aber die XML-Datei. Sie bewahrst du acht Jahre unverändert auf, ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

Wie das mit Rechnungen aus dem Postfach insgesamt geht, steht in E-Mail-Rechnungen aufbewahren.

Muss ich XRechnungen überhaupt annehmen?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, und du darfst die XRechnung nicht zurückweisen und ein PDF verlangen. Die Fristen fürs Ausstellen und die Ausnahmen stehen in E-Rechnung für Freelancer.

XRechnungen automatisch lesen lassen

Wenn du XRechnungen nicht einzeln öffnen willst: Rechnungsradar liest dein Postfach und erkennt XRechnungen auch als reinen XML-Anhang, ebenso ZUGFeRD-PDFs. Die Daten übernimmt es direkt aus dem XML, ohne Texterkennung, und zeigt sie lesbar an: Positionen, Steuer, Rechnungssteller und Bankverbindung. Ändern lassen sie sich dort nicht, weil für den Inhalt der Rechnungssteller einsteht.

Die Originaldatei geht unverändert an deine Buchhaltung, etwa an Lexware Office oder BuchhaltungsButler. Dort wird sie auch aufbewahrt.

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