Google Drive, OneDrive und Dropbox mit Lexware Office verbinden

Landen deine Rechnungen erst im Postfach und dann im Ordner? Rechnungsradar holt sie direkt aus dem Postfach und überträgt sie an Lexware Office. 30 Tage kostenlos testen

Was Lexware Office selbst kann

Lexware Office nimmt Belege auf drei Wegen an. Einen Cloud-Ordner gibt es darunter nicht.

Alles, was ankommt, steht danach unter Zu prüfen, egal auf welchem Weg es kam.

Ein Ordner in Google Drive gehört in keinen dieser Wege. Deshalb verweist Lexware auf seiner Seite zum Belegimport selbst auf Zapier, und zwar für Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box und ownCloud.

Ordner mit Zapier anbinden

Zapier verbindet zwei Dienste nach einer festen Regel, einem sogenannten Zap. Für Belege ist die Regel einfach: Liegt eine neue Datei im Ordner, lade sie in Lexware Office hoch. Zapier bietet dafür fertige Vorlagen für alle drei Speicher an.

Schritt für Schritt mit Google Drive

1. Eigenen Ordner anlegen. Zum Beispiel „Lexware Office Belege“. Nimm nicht deinen allgemeinen Dokumente-Ordner, denn jede neue Datei darin geht an Lexware.
2. Zap anlegen und den Auslöser wählen. Bei Zapier einen neuen Zap erstellen, als Auslöser Google Drive und das Ereignis New File in Folder wählen, dann dein Google-Konto verbinden und den Ordner auswählen. Unterordner lassen sich auf Wunsch mit einschließen.
3. Lexware Office als Aktion wählen. Als zweiten Schritt Lexware Office mit der Aktion Upload Document for Bookkeeping Purposes wählen und dein Lexware-Konto verbinden. Bei den Feldern ordnest du die Datei und ihren Namen aus dem ersten Schritt zu.
4. Testen. Eine Rechnung als PDF in den Ordner legen, den Zap testen und in Lexware Office unter „Zu prüfen“ nachsehen.
5. Einschalten. Ab dann prüft Zapier den Ordner regelmäßig.

OneDrive und Dropbox

Der Ablauf ist derselbe, nur der Auslöser heißt anders:

• OneDrive: Auslöser New File in einem gewählten Ordner. Die Zapier-Vorlage nennt dafür den persönlichen OneDrive-Speicher.
• Dropbox: Auslöser New File in Folder. Unterordner lassen sich mit einschließen, der überwachte Ordner darf höchstens 6.000 Dateien und Ordner enthalten.

Die Aktion auf der Lexware-Seite ist in allen drei Fällen dieselbe.

Was du vorher wissen solltest

• Nur PDF, JPG und PNG. Die Lexware-Aktion in Zapier nimmt nur diese Formate an. Ein Google Doc oder eine Word-Datei speicherst du vorher als PDF.
• Kein Filter. Der Zap lädt jede neue Datei hoch, auch Angebote, Verträge oder doppelt abgelegte Rechnungen. Was im Ordner landet, landet bei Lexware.
• Verzögerung. Im kostenlosen Tarif schaut Zapier alle 15 Minuten nach.
• Kosten. Der kostenlose Tarif reicht für einen Zap aus genau zwei Schritten und 100 Aufgaben im Monat, also rund 100 Belege. Willst du filtern, brauchst du mehr Schritte und damit Professional ab 19,99 $ im Monat bei Jahreszahlung (Stand: 28. Oktober 2026).
• Tarif in Lexware. Lexware nennt für die Zapier-Anbindung keinen bestimmten Tarif. Prüfe vor dem Einrichten, ob dein Konto sich in Zapier verbinden lässt.

Mehr zu den Stärken und Grenzen von Zapier steht im Vergleich von Rechnungsradar mit Zapier und Make.

Woher kommen die Rechnungen in deinem Ordner?

Bevor du einen Zap baust, lohnt eine Frage: Wie kommen die Rechnungen eigentlich in den Ordner? Meist gibt es drei Antworten.

Du fotografierst Kassenzettel und legst sie ab. Dann ist der Ordner ein Umweg. Mit der Lexware-App fotografierst du den Beleg und er landet sofort unter „Zu prüfen“, ohne Zapier und in jedem Tarif.

Ein anderes Programm legt Dateien dort ab, etwa ein Scanner, ein Shop-System oder ein Kunde, der den Ordner mit dir teilt. Dafür ist der Zap genau richtig.

Die Rechnungen kamen per E-Mail, und du speicherst die Anhänge im Ordner. Dann sind es zwei Handgriffe zu viel: erst herunterladen oder per Regel speichern, dann per Zap hochladen. Hier lohnt es sich, direkt beim Postfach anzusetzen.

Rechnungen direkt aus dem Postfach

Rechnungsradar ist eine automatische Belegerfassung aus E-Mails. Es liest dein Postfach, erkennt Rechnungen in PDF-Anhängen und im Mail-Text und überträgt nur diese an Lexware Office. Newsletter, AGB und Angebote bleiben draußen, und neue Lieferanten musst du nirgends eintragen.

Du verbindest dein Postfach einmal, ob Gmail, Microsoft 365, Outlook.com, GMX, Web.de, T-Online oder ein anderes IMAP-Postfach.

Danach siehst du jede erkannte Rechnung mit Absender, Datum, Betrag und Rechnungsnummer. Dieselben Rechnungen stehen in Lexware Office unter „Zu prüfen“, wie im Bild weiter oben.

Für den automatischen Upload braucht Lexware Office den Tarif XL, weil die Übertragung über die Public API läuft. Wie du den API-Schlüssel anlegst und das Postfach verbindest, zeigt die Anleitung für Gmail und Lexware Office. Für andere Anbieter gibt es eigene Anleitungen für Outlook und Microsoft 365 und für GMX, Web.de und T-Online.

Welcher Weg passt?

Viele nutzen zwei Wege nebeneinander: die App für Papier und einen automatischen Weg für alles, was per Mail kommt. Achte dann nur darauf, dass dieselbe Rechnung nicht zusätzlich im Ordner landet, sonst steht sie doppelt in Lexware Office.