Kassenbon fotografieren: per Mail in die Buchhaltung

Belege einfach an dich selbst mailen? Rechnungsradar findet sie im Postfach, auch als Foto, und überträgt sie in deine Buchhaltung. 30 Tage kostenlos testen

Dieser Artikel erklärt die Regeln, er ersetzt keine Steuerberatung. Für Sonderfälle frag deine Kanzlei.

Warum der Bon nicht in die Jackentasche gehört

Ein Kassenbon ist ein vollwertiger Beleg. Die Tankquittung, der Druckerpapier-Einkauf im Baumarkt, das Ticket fürs Parkhaus beim Kunden: Jeder Bon ist eine Betriebsausgabe, und oft steckt Vorsteuer darin, die du dir zurückholen kannst.

Das Problem ist das Papier selbst:

• Er verblasst. Fast alle Bons sind auf Thermopapier gedruckt. Wärme, Sonnenlicht und Hautkontakt lassen die Schrift oft schon nach Monaten verschwinden. Aufbewahren musst du ihn aber acht Jahre.
• Er geht verloren. Jackentasche, Handschuhfach, Geldbeutel. Wer am Monatsende Belege zusammensucht, findet selten alle.
• Er kommt nie in der Buchhaltung an. Jede Rechnung aus dem Postfach landet mit dem richtigen Werkzeug automatisch in der Buchhaltung. Der Papierbon braucht einen eigenen, händischen Weg.

Ein Foto direkt an der Kasse löst alle drei Probleme in zehn Sekunden.

Darf ich den Papierbeleg danach wegwerfen?

Meist ja. Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für eine ordentliche digitale Buchführung, sagen dazu:

1. Fotografieren zählt als Scannen. Ein Foto mit Smartphone oder Tablet ist dem Scan gleichgestellt (GoBD Rz. 130). Das gilt auch im Ausland, wenn der Beleg dort entstanden ist, etwa die Hotelrechnung auf einer Geschäftsreise.
2. Das Foto muss dem Original entsprechen. Vollständig, lesbar und bildlich gleich. Ein abgeschnittener Bon oder eine verwackelte Summe genügen nicht.
3. Das Verfahren ist beschrieben. In deiner Verfahrensdokumentation steht in ein paar Sätzen, wer Belege fotografiert, wann und wo die Fotos landen (Rz. 136). Für Selbstständige reicht oft eine halbe Seite. Eine Vorlage für den digitalen Weg findest du in der Checkliste zum Rechnungseingang.
4. Danach darf das Papier weg. Nach dem Digitalisieren darfst du das Original vernichten, sofern keine andere Vorschrift das Papier verlangt (Rz. 140). Solche Ausnahmen sind selten, etwa bestimmte Zoll- oder Einfuhrbelege.

Ein praktischer Rat: Wirf den Bon erst weg, wenn du das Foto einmal angesehen hast. Wer will, sammelt die Bons eines Monats in einem Umschlag und entsorgt sie, wenn die Buchhaltung für den Monat steht.

So wird das Foto lesbar

Ein Belegfoto muss nicht schön sein, aber vollständig. Fünf Dinge machen den Unterschied:

• Flach hinlegen. Auf einen dunklen, ruhigen Untergrund, damit sich der weiße Bon gut abhebt. Ein gewellter Bon lässt sich mit dem Handrücken kurz glatt streichen.
• Den ganzen Bon aufs Bild. Vom Namen des Geschäfts oben bis zur Steuerzeile unten. Bei langen Bons lieber etwas weiter weg gehen als einen Teil abschneiden.
• Kein Blitz. Er spiegelt auf dem glatten Thermopapier und überstrahlt genau die Summe. Tageslicht oder eine Lampe von der Seite ist besser.
• Gerade von oben. Je schräger der Winkel, desto schlechter lesbar sind die kleinen Zeilen.
• Einmal hinsehen. Zoom kurz auf Betrag und Datum. Was du lesen kannst, kann auch die Buchhaltung lesen.

An dich selbst mailen

Foto machen und an deine eigene Adresse schicken, mehr ist es nicht. Du brauchst keine eigene App, das Postfach hast du ohnehin. Jedes Foto im Anhang wird ein eigener Beleg. Fügst du ein Bild direkt in den Mail-Text ein, ergibt es zusammen mit dem Text einen Beleg; so steht eine Notiz wie „Material für Projekt Müller“ gleich mit drauf.

iPhone: HEIC oder JPEG?

Das iPhone speichert Fotos normalerweise im Format HEIC, einem platzsparenden Apple-Format, das viele Programme außerhalb der Apple-Welt nicht öffnen können. Beim Anhängen an eine Mail wandelt die iPhone-Mail-App das Foto in der Regel in JPEG um, das jeder lesen kann.

Willst du ganz sicher gehen, stell die Kamera um: Einstellungen > Kamera > Formate > Maximale Kompatibilität. Dann speichert das iPhone gleich JPEG.

Was du auf den Bon schreiben musst

Bei einem normalen Kassenbon: nichts. Ein Bon bis 250 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung, und alles, was er für den Vorsteuerabzug braucht, druckt die Kasse schon: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz. Dein Name muss nicht darauf stehen, eine Rechnungsnummer auch nicht.

Selbst tätig werden musst du in drei Fällen:

• Bewirtung. Anlass, Teilnehmer und deine Unterschrift gehören auf den Bon. Wie das geht, steht im nächsten Abschnitt.
• Über 250 Euro. Hier reicht der Bon nicht, und Dazuschreiben hilft auch nicht. Du brauchst eine vollständige Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift. Frag an der Kasse danach, die meisten Geschäfte drucken sie auf Wunsch.
• Wenn der Zweck nicht klar ist. Ein Bon aus dem Baumarkt sagt nicht, wofür du eingekauft hast. Pflicht ist eine Notiz nicht, aber „Material für Projekt Müller“ beantwortet die Frage, bevor deine Kanzlei oder das Finanzamt sie stellt. Schreib sie auf den Bon, bevor du ihn fotografierst.

Kleinbetragsrechnungen sind übrigens von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen, der Papierbon bleibt also erlaubt.

Sonderfall Bewirtungsbeleg

Das Geschäftsessen mit einem Kunden ist der Klassiker unter den Bons, und der mit den strengsten Regeln. Damit das Finanzamt 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe anerkennt, brauchst du zwei Dinge:

Die Rechnung des Restaurants. Sie muss maschinell erstellt sein und aus der Kasse des Restaurants stammen; eine handschriftliche Quittung reicht nicht. Ab 250 Euro muss außerdem dein Name als Gastgeber auf der Rechnung stehen. Trinkgeld lässt du dir auf der Rechnung quittieren.

Deine Angaben zur Bewirtung. Anlass, Teilnehmer, Ort, Tag und Betrag. „Geschäftsessen“ als Anlass ist zu allgemein, „Projektbesprechung Website-Relaunch mit Anna Schmidt, Firma XY“ ist konkret.

Am einfachsten ist der Weg über Papier: Schreib Anlass und Teilnehmer vorn auf den Bon, an den Rand oder in das Feld für Bewirtungsangaben, das viele Restaurantkassen gleich mitdrucken. Dann unterschreibst du und machst ein Foto. Wichtig ist nur, dass Rechnung und Angaben auf demselben Bild zu sehen sind, denn jedes Foto wird ein eigener Beleg.

Digital ergänzen geht auch, ist aber strenger: Das BMF verlangt dann eine elektronische Unterschrift oder Freigabe, die Angaben müssen fest mit der Rechnung verbunden und nachträglich nicht unbemerkt änderbar sein. Ein Satz im Mail-Text erfüllt das nicht sicher. Eine Software, die dafür gebaut ist, oder der Weg über Papier ist hier die bessere Wahl.

Was danach passiert: Rechnungsradar übernimmt

Ab dem Absenden musst du nichts mehr tun. Rechnungsradar liest als automatische Belegerfassung dein Postfach, findet das Foto und macht daraus einen Beleg mit Absender, Datum und Betrag.

Der Beleg geht automatisch in deine Buchhaltung. Rechnungsradar überträgt ihn an Lexware Office, DATEV Unternehmen online, ADDISON oder BuchhaltungsButler. Über DATEV Unternehmen online liegt er gleich bei deiner Kanzlei.

Und er bleibt bei Rechnungsradar gespeichert. Jeden Beleg findest du in der App wieder, durchsuchbar nach Absender, Betrag oder Datum. Dort steht auch, aus welchem Postfach er kam und wohin er übertragen wurde.

Logos und Signaturen in der Mail erkennt Rechnungsradar als kleine Bilder und lässt sie weg. Was sich nicht verarbeiten lässt, etwa ein HEIC-Foto oder sehr viele große Fotos in einer Mail (zusammen mehr als 8 MB), siehst du unter Verbindungen als „Foto übersprungen“. Es verschwindet nicht still. Was die GoBD für die Aufbewahrung verlangen, steht in E-Mail-Rechnungen aufbewahren.

So landen der Tankbeleg vom Handy und die PDF-Rechnung vom Hosting-Anbieter auf demselben Weg in der Buchhaltung, ohne dass du einen davon abtippen oder hochladen musst.

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