Automatische Rechnungserkennung
Rechnungsradar durchsucht dein Email-Postfach kontinuierlich nach Rechnungen und verarbeitet diese vollautomatisch. Erfahre hier, wie der gesamte Prozess abläuft.
1. Email-Postfach durchsuchen
Sobald du dein Email-Postfach mit Rechnungsradar verbunden hast, beginnt der automatische Scan-Prozess. Das System prüft regelmäßig alle eingehenden Emails auf potenzielle Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften.
Dabei werden sowohl neue Emails als auch – falls gewünscht – historische Emails ab einem von dir festgelegten Datum durchsucht.
2. Dokumente identifizieren
Rechnungsradar analysiert sowohl Email-Anhänge als auch den Email-Text selbst. Bei Anhängen werden PDF-Dateien unterstützt. Zusätzlich prüft das System auch den Inhalt der Email, da viele Rechnungen oder Rechnungsbenachrichtigungen direkt im Email-Text enthalten sind.
Tipp: Das System erkennt nicht nur offensichtliche Rechnungen in PDF-Form, sondern auch Mahnungen, Quittungen und Gutschriften – selbst wenn diese direkt im Email-Body als Rechnungsbenachrichtigung erscheinen.
3. KI-gestützte Datenextraktion
Sobald ein relevantes Dokument gefunden wurde, kommt die KI-gestützte Texterkennung zum Einsatz. Diese extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen aus der Rechnung:
- Rechnungsnummer – zur eindeutigen Identifikation
- Rechnungsdatum – Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fälligkeitsdatum – wann die Zahlung fällig ist
- Gesamtbetrag – der zu zahlende Betrag inkl. Mehrwertsteuer
- Lieferant/Absender – von wem die Rechnung stammt
- Währung – z.B. EUR, USD, CHF
Die KI ist darauf trainiert, auch bei unterschiedlichen Layouts, Sprachen und Formaten zuverlässig die richtigen Daten zu extrahieren – selbst bei handgeschriebenen Notizen oder gescannten Dokumenten.
4. Im Dashboard verfügbar
Nach der erfolgreichen Erkennung und Extraktion erscheint die Rechnung automatisch in deinem Dashboard. Dort kannst du sie einsehen, kategorisieren, bearbeiten und bei Bedarf exportieren oder an deine Buchhaltungssoftware (z.B. Lexoffice) weiterleiten.
Das Beste daran: Der gesamte Prozess läuft vollständig im Hintergrund ab – du musst nichts manuell hochladen oder eingeben. Deine Rechnungen landen einfach automatisch im Dashboard, bereit zur weiteren Verarbeitung.